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リタマインド・ジャパン株式会社様 | 片手間業務からの脱却。ロボット導入で90%の業務削減を実現!

最幸の化粧品を通じて女性の肌悩みを解消し、美しく輝きある未来をお約束するリタマインド・ジャパン様。今回は、自社通販サイトである「【公式】RITA COSME/リタコスメ」で活用いただいているRPAロボットについて、担当の飯笹様、上野様にお話を伺いました。

目次

お客様対応が最優先。あふれた事務作業のために残業も発生

私たちが普段行っていることは、単純作業ではあるのですが、一括で処理ができるものではありませんでした。お客様の状況によって細かい注文内容の調整が必要な業務もあり、注文数が増えるほど処理に時間がかかっていました。

少人数で運営しているため社員全員で対応することも難しく、他の業務を行いつつ片手間で事務作業を行なっていました。ですがやはりお客様対応が最優先となるため、どうしても事務作業は後回しになり、1日何100件という注文を一つずつチェックしていて残業が長引くこともしばしばありました。

パートさんにも来ていただいていましたが、勤務時間も限られていたので主にお客様対応を手伝っていただいており、ほとんどの事務作業は社員二人で行っていた状態で、その点がやはり一番の課題でしたね。

これまでに多くの開発実績があるという安心感

私たちの作業方法は少し複雑なこともあり、初めはエンジニアの方に正しく伝わるのか、また伝わったところで果たしてロボットが意図した通りに動いてくれるのかが不安でした。

ですが、アスニカさんと要件定義の打ち合わせの時に、「こういうロボットを導入したい」とお伝えしたところ、すぐに「なるほど!はい、大丈夫ですよ!」と快く返答してくれたのがとても印象に残っていて、そこで安心感が生まれましたやはり、そこは様々な処理パターンのロボットを作ってきたからこそなのではないかと思います。
あとは、こちらの不明点などにもすぐに返信頂いたり、対応いただけて、精神的にもとても助かっています。

遮られることなく、自分のやるべきことに集中できる

現在は注文数も商品数も増え、お届けサイクル変更の処理や、NPNGになるお客様、返品リストに載るお客様もさらに増えています。どれも、全て人力だけで対応すると、半日はかかってしまうほどのボリュームがあります。

ロボットが作業していることによって、不定期で発生するお客様からのお問い合わせ対応や、新しい施策の検討会議などに時間が使えるようになり、仕事の効率も上がったと実感しています。本当に人がやらなければいけない作業に時間を使えています。

定期2回目以降のサイクル変更処理の流れ
STEP
カートシステムにログインし、変更対象の注文を検索
STEP
対象の注文の定期サイクルを変更
STEP
変更内容を対応メモ欄に入力

また、ロボットが処理することで、手動ではどうしても発生ていたミスも確実に減りました。ミスをするとお客様にもご迷惑がかかってしまうので、お客様にとっても社員にとっても、全体的にストレスをなくす効果も出ているかなと思います。
さらには、ロボットは曜日を問わず24時間いつでも稼働できるので、連休中や夜中でも作業を進めておいてくれるので助かっています。

手間になる業務は、どんどんロボットに任せていきたい

ロボットが初めて導入されたときに、「あれ、これってロボットでできるんだ…!」と社内で驚きました。導入後はたびたび「これロボットでやりたいね、ロボットに頼りたいね」という会話も増えましたよ。
今はアップセルに成功した後のお客様の受注処理の自動化や、お客様からのお問い合わせの一部を自動化できないか検討しているところです。

リタマインド・ジャパン株式会社: https://ritamind.com/
2021年4月7日取材(内容は取材時のものです)

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