RPAでできることとは？自動化できる業務や事例を徹底解説！

現在の日本では、少子高齢化や産業構造の変化により、多くの企業が深刻な労働力不足という課題に直面しています。

こうした背景のもと、限られた人材でいかに効率的に業務を回すかを重視し、社内のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する企業が増えています。

なかでも近年注目を集めているのが、RPA（Robotic Process Automation）です。

RPAは、大企業から中小企業まで幅広く導入が進んでおり、業務効率の向上やコスト削減につながるツールとして高い評価を得ています。

しかし「RPAで何ができるのか、実際にはよく分からない」「自社に本当に必要なのか判断できない」といった、悩みを抱えている担当者も多いでしょう。

結論、RPAででできることと・できないことは、以下の通りです。

本記事では、RPAの概要からRPAでできることと・できないことの詳細、導入後の具体的な活用例まで解説しています。

ぜひ参考にして自社の業務の中で自動化に適したものを見極め、効率化を図り、さらなる業務成長や事業拡大へとつなげていきましょう。

RPA（Robotic Process Automation）とは｜定型業務を自動化するシステム

RPA（Robotic Process Automation）とは、人が手作業で行っている定型的な業務をソフトウェアロボットによって自動化する仕組みです。

導入により、以下のような効果が期待できます。

主にパソコン上の繰り返し作業を自動化する技術で、たとえば以下のような業務に活用されます。

RPAは、既存の業務システムを改修せずに導入できるのが特徴で、人間が画面上で行う操作手順を記録・再現することで、自動化を実現します。

ITに詳しくない担当者でも比較的扱いやすく、バックオフィス業務やルーチンワークの効率化手段として注目されています。

ただし、すべての業務にRPAが適しているわけではありません。

RPAが得意とするのは、ルールが明確で繰り返しの多い業務である一方で、判断が必要な業務や例外処理が多い作業には不向きです。

RPA導入を成功させるには、まず「どの業務を自動化すべきか」を見極めることが大切で、業務の棚卸しと適性の見極めを丁寧に行うことで、RPAの効果を最大化できます。

RPAでできること｜ルール化・繰り返しの多い作業への活用がおすすめ

RPAでできることとして、主に以下の3つが挙げられます。

導入による業務効率化を図るためにも、それぞれ詳しくみていきましょう。

定型業務の自動化

RPAが最も得意とするのは、以下のような手順やルールが明確に決まっている単純な定型業務です。

これらの業務は決められたルールに沿って進めれば完了できるため、比較的スムーズにRPAによる自動化が可能です。

サポート業務の効率化

RPAは、以下のようなサポート業務の効率化にも貢献します。

たとえば、着信番号をもとに顧客情報をデータベースから自動取得し、オペレータに提示することが可能で、スムーズな応対や顧客満足度の向上につながります。

また、顧客対応の履歴を自動で記録・転記する用途でもRPAは活用されます。

コールセンターなどでは対応履歴の記録が必要ですが、記録は時間が掛かるため、業務効率化の妨げになっているケースも少なくありません。

こうした課題に対し、RPAを導入することで対応履歴の転記作業を自動化でき、時間短縮と業務効率の向上が期待できるのです。

定型的な反復処理

RPAは、定期的に発生する反復処理の自動化にも適しています。

複数店舗を運営し各店舗の売上をWebシステムで管理している企業にとって、各店舗の売上データの取り込みは毎日発生する作業の一つです。

この作業には、以下のような単純かつ繰り返し発生する工程が含まれます。

こうした作業をRPAに任せることで、人手による操作をすべて自動化することが可能になります。

RPAは定型的な繰り返し処理を得意とし、また、RPAは単なる作業の自動化にとどまらず、データの収集や分析の前処理といった業務にも応用が可能です。

Webやクラウドシステムからデータを自動取得し、Excelやレポートフォーマットに加工して保存する、といった一連の処理も自動で実行できます。

このように、定型的な繰り返し処理をRPAに任せることで、業務全体の時間短縮と効率化が実現され、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることが可能になります。

RPAでできないこと｜ルールが曖昧な業務や判断が必要な作業は苦手

RPAでできないこととして、以下の3つが挙げられます。

RPAを導入したけど、効果を実感できなかったなど失敗を防ぐためにも、ぜひ参考にしてください。

自ら考えての判断や柔軟な対応が必要な作業

RPAはあらかじめ決められた手順を正確に繰り返す処理は得意ですが、状況に応じた判断や例外対応が求められる業務に対しては、対応が難しいという制約があります。

たとえば、人間にとっては些細なトラブルや判断で済むような場面でも、RPAは自ら状況を判断する能力を持たないため、想定外の事態に対処することができません。

すべての業務をRPAに任せることは現実的ではなく、以下のようなポイントを押さえることが重要です。

すべての業務がRPAで対応できるわけではないため、RPAの特性を理解して導入を進めましょう。

これらを効果的に振り分けるためには、以下でご紹介する「要件定義」のプロセスが重要になるので、ぜひ参考にしてみてください。

ルール変更や複雑な処理

RPAは以下のように、定期的にルールが変わる・複雑な処理が必要な業務とは相性が悪い傾向にあります。

このような変更があると、RPAが正しく動作せず、エラーや処理停止が発生するリスクがあります。

イレギュラーな事象が発生した場合の対応について、あらかじめエラー時の対応ルールを決めておくことや、保守・メンテナンス体制を整えることが重要です。

FULLTIMEでは、こうしたリスクを最小限に抑えるために、以下のような体制をご用意しています。

ルール変更や複雑な処理への不安がある方も、私たちがしっかりと伴走支援いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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手書き文字や画像の読み取り

RPAは、手書きの文字を読み取って内容を理解することができないため、紙の書類に記載された情報を扱う場合は、あらかじめ人の手でデータを入力しておく必要があります。

また、画像内の情報を認識・判断する処理もRPAは得意としていません。

画像ファイルの読み取りや視覚的な認識が求められる業務においては、RPA単体では対応が難しく、OCR（文字認識）やAIとの連携が必要になるケースもあります。

RPA導入前に考えるべきポイント｜要件定義をしっかり行うことが大切

RPA導入を成功に導くためには導入前の準備が極めて重要で、特に押さえておくべきポイントは以下の2つです。

項目	詳細
業務の棚卸しと自動化対象の選定	▼現状の業務を洗い出し、「どの作業を自動化すべきか」を明確にすることが重要 ▼この工程を省くと、以下のようなリスクが発生する ・効果の薄い業務に時間や費用をかけてしまう ・想定外のエラーやトラブルが頻発する ・導入したものの、結局使えないと感じてしまう
要件定義の明確化	▼自動化対象が決まったら、次に重要なのが要件定義 ▼以下の内容を事前に整理することで、ツール選定や設計がスムーズになる ・自動化の対象範囲と処理内容 ・業務フローとルールの整理 ・例外処理やエラー発生時の対応方法

どの作業を自動化すべきかを把握せずに進めると、工数の無駄や想定外のトラブルにつながります。

自動化対象の業務範囲やルールを明確にすることで、RPAツールの選定や設計がスムーズになります。

ただし、RPAの導入や要件定義には専門的な知識が求められるため、自社での対応が難しい場合は外部支援を活用するのが効果的です。

EC業務などにRPAを導入したい企業には「FULLTIME」の活用がおすすめです。

FULLTIMEは要件定義から設計・構築・運用まで一気通貫で支援するため、社内リソースが限られている企業でも安心して導入を進められます。

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【関連記事】
RPAの要件定義とは？導入による業務効率化を成功させるポイントも解説

RPAでできること8選【業務効率化の成功事例】

以下では、RPAでできることの業務例を紹介しています。

自社の業務が該当しているか、確認してみてください。

日次の定型レポート作成

ECサイト運営者が売上を伸ばすためにWebサイトの改善を行う場合、サイト訪問者・滞在時間・販売量・広告宣伝の投資対効果など、現状データの収集・分析が重要です。

RPAを活用すれば、ECサイトや広告媒体の管理画面から必要なデータを自動で取得し、定型的なレポートを作成することが可能です。

こうしたレポートを始業前に自動で用意しておくことで、担当者は出社直後からすぐに分析や改善アクションに着手できるようになります。

手作業の負担を軽減するだけでなく、意思決定のスピードと精度も向上します。

見積書・請求書の自動作成

RPAは、見積書や請求書の作成業務の自動化にも高い効果を発揮します。

これらの帳票は、品名・数量・単価・金額などの入力項目や作成手順が明確に決まっているため、自動化しやすい典型的な定型業務といえます。

多くの企業では、以下のようなフローで請求書発行が行われているのではないでしょうか。

このプロセスには転記ミスや対応の遅れが発生しやすく、作業負担も大きくなりやすいです。

RPAを導入すれば、以下のような効率的かつ正確な請求業務の自動化が実現できます。

このように、RPAによる一連の自動化によって、人的ミスの防止・作業時間の短縮・対応スピードの向上を同時に実現できます。

顧客情報の照会やデータベースへの反映

顧客情報の照会やデータベースへの反映は、ルールが明確なため、RPAによる自動化に適した業務の一つです。

またRPAは他のシステムと連携し、顧客情報をもとに見積書や提案書、プレゼン資料などの作成も可能です。

多くの企業では、新規顧客を獲得した際に、複数のシステムへ同じ情報を手作業で何度も入力するという非効率な作業が発生しています。

RPAを活用すれば、以下のような効率化が実現できます。

このように、RPAは顧客情報の一元化・共有・活用を支援する強力なツールです。

人的作業による煩雑さを解消し、営業やバックオフィス業務の質を高めたい企業にとって有効な手段となります。

マーケティング業務の効率化

RPAはマーケティング分野においても、情報収集・レポート作成などの定型作業を効率化する手段として活用できます。

たとえば、自社製品と競合する他社製品の価格を定期的に調査する際に、RPAを使えば以下のように自動化することが可能です。

これにより、手作業では時間のかかる価格比較業務を高速・正確に実施できます。

商品の認知度や評判の変化をリアルタイムで把握し、マーケティング施策への迅速な反映が期待できます。

入金消込作業の自動化

入金消込作業を自動化できるのもRPAの強みです。

通常、入金消込とは、請求情報と取引先からの実際の入金情報を照合し、一致が確認できた取引に対して決済処理を完了させる作業です。

しかし、企業規模が大きくなると、取引先や入出金の件数が増加し、口座情報や請求内容の照合にかかる工数も膨大になります。

こうした場面でRPAを活用すれば、以下の処理を自動化できます。

これにより、照合作業の効率化・人的ミスの防止・対応の迅速化が実現し、経理部門の生産性が向上します。

商品やサービスの口コミ収集

RPAは、商品やサービスに関する口コミ・レビューの自動収集にも活用できます。

各種SNSやレビューサイトに投稿された自社や自社製品に関するコメントを、RPAを使って自動で収集・記録することが可能です。

さらに、Microsoftのアプリケーションと連携することで、以下のような処理まで一括で自動化できます。

またRPAに特定のキーワードや評価ワード（ポジティブ/ネガティブ）を設定することで、口コミやレビューの中から該当キーワードを自動抽出し、感情評価（例：使いやすい・高すぎるなど）で分類することが可能です。

該当する内容が検出された際には、担当者にメールで自動通知することもできます。

こうした仕組みを活用すれば、日々蓄積されるユーザーの声を効率的に可視化でき、商品開発やマーケティング施策、広告戦略の見直しに役立てることができます。

定型メールの自動送信

メール業務の中でも、臨機応変な対応が求められる問い合わせ対応や個別の調整が必要なやり取りは、RPAによる自動化には不向きです。

しかし、以下のようなあらかじめ定型文で送られるメール業務であれば、RPAによる自動化が効果を発揮します。

このようなケースでは、RPAを活用してメール送信を自動化することで、業務負担の軽減が可能です。

また送信漏れや宛先ミスなどのヒューマンエラーも防止できるため、対応の精度と信頼性の向上にもつながります。

問い合わせへの自動対応

あらかじめ対応対象の問い合わせ内容と返信文を設定しておけば、RPAによって問い合わせ対応を自動化することが可能です。

具体的には、社内の業務管理システムに問い合わせ内容を転記し、問い合わせの内容に応じて適切な部門の担当者へ通知を送信するといった対応が行えます。

また、以下のような業務も一括して自動化が可能です。

このように、問い合わせ対応にかかる一連の作業をRPAで自動化することで、対応漏れの防止や工数削減につながり、業務全体の効率化が期待できます。

RPA導入のメリット・デメリット

RPA導入のメリット・デメリットは、以下で解説しています。

RPAを導入することで、定型業務を自動化し、業務効率化やコスト削減を実現することが可能です。

一方で、RPAはすべての業務に適しているわけではなく、導入・運用には課題もあります。

ここでは、RPA導入における代表的なメリット・デメリットを整理し、比較してみましょう。

メリット

RPA導入による主なメリットは、以下の通りです。

項目	内容
作業効率の向上	単純作業を自動化し、処理スピードが飛躍的に向上
ヒューマンエラーの削減	人的ミスを防ぎ、業務品質の安定と再現性を確保
コスト削減	残業代や外注費用の削減による間接コストの最適化
業務の標準化	手順が明文化され、業務の属人化を防止
柔軟なスケーラビリティ	業務量の増減に応じてロボット数を柔軟に調整可能

RPAは、人が繰り返し行っている定型作業をソフトウェアロボットが代行することで、作業の効率化と品質の安定化を同時に実現します。

ヒューマンエラーが減少し、作業時間の短縮にもつながるため、業務全体のパフォーマンスが向上します。

また、RPAは24時間365日稼働可能で、人手では難しい深夜・休日対応も可能になる点も特徴です。

RPAを導入することで、限られた人員でもより多くの業務を効率的に処理できる体制が構築され、社員はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

デメリット

RPA導入は様々なメリットがある一方で、以下のようなデメリットも存在します。

項目	内容
業務の選定が難しい	すべての業務が自動化できるわけではなく、適用範囲の見極めが必要
初期設定に手間がかかる	業務フローの整理や要件定義に時間と労力がかかる
維持・保守が必要	システム変更や業務フローの変化に合わせてロボットの調整が必要
属人化のリスク	特定の担当者しかロボットを理解していない場合、引き継ぎが困難になる可能性あり

「導入すればすぐに効果が出る」というわけではなく、適切な運用体制や定期的な見直しが欠かせません。

特に、運用体制が整っていない状態で導入を進めてしまうと、かえって業務が混乱するリスクもあります。

RPAの効果を最大限に引き出すには、技術導入とあわせて運用の仕組みをいかに整えるかがポイントとなります。

RPAでできることに関するよくある質問と回答

RPAでできることに関するよくある質問と回答は、以下の通りです。

RPA導入に関する疑問や不安を解消するためにも、ぜひ参考にしてください。

自治体におけるRPAの具体的な活用例は？

自治体におけるRPAの主な活用分野と業務の活用例は、以下の通りです。

項目	内容
住民情報関連業務	住民基本台帳へのデータ入力・更新 マイナンバーカードの交付に伴う情報転記 各種申請書の受付・入力業務
税務処理	申告書の情報入力 納税通知書の作成・発行 滞納整理や督促状の作成・送付処理の自動化
国民健康保険・後期高齢者医療	資格管理データの登録 給付申請内容の入力 月次報告書の自動作成
保育・福祉分野	認定申請書や支給額の入力作業 母子手帳・障がい者手帳の交付処理 医療助成や福祉サービス関連の事務手続き
財政・人事部門	予算編成時のデータ集計・帳票作成 給与・賞与データの取りまとめ 発令通知など人事文書の自動生成

これらの業務は、ルールやフォーマットが明確で繰り返しが多いため、RPAによる自動化に適しています。

職員が本来担うべき住民対応や、判断を要する業務に集中できる体制の構築が可能になっています。

RPAツールの普及は日本だけ？

RPAは日本だけでなく、世界中で注目されている業務効率化ツールです。

特にアメリカやヨーロッパでは、金融・保険・製造業を中心に導入が進み、グローバル企業ではすでに複数の業務をRPAで自動化しています。

米UiPath、米Automation Anywhere、英Blue Prismなどの海外企業が提供するRPAツールは、世界的に高いシェアを誇っています。

RPAの市場は、定型的な業務の自動化により、人手不足の解消やコスト削減、業務効率化、生産性の向上に貢献するため、今後も国内外で需要が拡大するでしょう。

RPAでできることを正しく理解して業務自動化を進めよう！

RPA（Robotic Process Automation）は、以下のようなルールが明確で繰り返しの多い業務を自動化し、業務効率を飛躍的に向上させる手段として効果的です。

ただし、すべての業務がRPAに適しているわけではないため、「どの業務が自動化に適しているか」を正しく見極めることが、導入成功の鍵となります。

しかし自社に十分な知見やリソースがない・業務選定や要件定義を自力で進めるのは難しい場合は、外部の専門支援を活用するのが有効な選択肢です。

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