【リタマインド・ジャパン株式会社様】お客様対応の片手間でやる必要がなくなった事務作業。ロボット導入で90%の業務削減も実現!

リタマインド・ジャパン株式会社

最幸の化粧品を通じて女性の肌悩みを解消し、美しく輝きある未来をお約束するリタマインド・ジャパン様。今回は、自社通販サイトである「【公式】RITA COSME/リタコスメ」で活用いただいているRPAロボットについて、担当の飯笹様、上野様にお話を伺いました。

お客様対応が最優先、残業して事務作業を行うこともしばしば

私たちが普段行っていることは、単純作業ではあるのですが、一括で処理ができるものではありませんでした。
お客様の状況によって細かい受注の調整が必要なものもあり、注文数が増えれば増えるほど
とにかく処理に時間がかかっていました。

しかも社員が全員、同じ対応ができるわけでもなく少人数で作業を行っていたということもあり、他の業務を行いつつ片手間で対応していました。
ですが、やはりお客様対応が最優先となるため、結局事務作業は後回しになり、1日何百件という件数を、一件一件チェックしながらだと残業が長引くことはしばしばありました。

パートさんにも手伝って頂いていたのですが、パートさんには、お客様対応に回ってもらっており、また勤務時間が限られていたので事務作業ができる時間があまり確保できずに、ほとんど社員二人で行っていた状態でした。


そこがやはり一番の課題でしたね。

これまで数多くのロボットを開発してきたからこその安心感

私たちの作業方法は少し複雑なこともあり、初めはエンジニアの方に正しく伝わるのか、また伝わったところで果たしてロボットが意図した通りに動いてくれるのかが不安でした。
ですが、アスニカさんと要件定義の打ち合わせを行った時に「こういったロボットを導入したい」とお伝えさせて頂いた際に、すぐに「なるほど!はい、大丈夫ですよ!」と快く返答してくれたのがすごい印象に残っていて、そこで安心感が生まれました。やはり、そこは様々な処理パターンのロボットを作ってきたからこそなのではないかと思います。

あとは、こちらの不明点などにもすぐに返信頂いたり、対応いただけて、
そういった面でもとても助かっています。

作業が遮られることなく自分たちの仕事に集中できる

現在弊社で導入しているロボットは、基本的に注文数が増えれば増えるほど削減ができる作業なのです。今は商品数も増えたので、お届けサイクル変更の処理や、NPNGのお客様もその分増えたり、返品リストに載るお客様も増えてきます。
どれも、人で全てやろうと思うと半日ほどかかってしまうほどのボリュームがあります。

その分、ロボットが作業してくれていることによって、私たちが随時対応しなければいけないお客様からのお問い合わせ対応でしたり、新しい施策を始めるにあたっての会議などに時間が使えるようになったので仕事の効率も上がったと実感しています。本当に人がやらなければいけない作業に時間を使えています。

▲現在、導入中のサイクル変更ロボットの処理フロー。

あとはロボットにやってもらうことによって、手動でやった時にどうしても発生してしまっていたミスが確実に減ったことは効果として大きかったですね。ミスをするとお客様にもご迷惑がかかってしまうので、その点に関しても全体的にストレスがなくなっているのかなと思います。
さらには、ロボットの処理時間を24時間曜日で指定ができるので、連休中や夜中に稼働してくれるっていうのは助かっていますね。

私たちの手間になっている業務はどんどんロボットに任せていきたい

ロボットが初めて導入されたときに、「あれ、これってロボットでできるんだ…!」と社内で驚きました。導入後はたびたび「これロボットでやりたいね、ロボットに頼りたいね」という会話も増えましたよ。
今はアップセルに成功した後のお客様の受注処理の自動化でしたり、お客様からのお問い合わせの一部を自動化できないか検討しているところです。


リタマインド・ジャパン株式会社: https://ritamind.com/
2021年4月7日取材(内容は取材時のものです)


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