RPA化しやすい業務の5つの特徴を解説！部門別の例もご紹介します

RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコンで行う業務をロボットに任せて自動化できるソフトウェアです。人手不足解消や業務効率化に向けて導入する企業も増えています。

RPAを導入する際に注意しなければならないのが、どの業務をRPA化するかです。自動化にあたって、RPA化しやすい業務とRPA化しにくい業務があるため、導入前にしっかりと確認しておく必要があります。

当記事では、RPA化しやすい業務とRPA化しにくい業務の特徴、部門別にRPA化した業務の事例を解説します。

RPA化しやすい業務の5つの特徴

RPA化しやすい業務の特徴として次の5つが挙げられます。

• 手順がルール化されている業務
• 単純かつ繰り返し行う業務
• パソコン内で完結できる業務
• 膨大なデータを扱う業務
• データがデジタル化されている業務

それぞれ詳しくみていきましょう。

特徴1.手順がルール化されている業務

業務フローが同じパターンでルール化されている業務は、シナリオ作成が容易なため、PRA化しやすいです。

Excelのデータ入力、システムへのデータアップロード、システム内での計算、請求書などの定型書類の発行といった業務は積極的にRPAを導入し、自動化するとよいでしょう。

特徴2.単純かつ繰り返し行う業務

レポート作成や売上計上など、単純かつ繰り返し行う業務もRPA化にしやすいです。このような業務は単純ながらも時間と労力がかかるため、ミスを起こしたり、業務効率が低下したりするリスクがあります。

RPAで自動化すれば、作業スピードの向上や業務効率化、ミスの削減につなげられるでしょう。ただし、これらの業務を自動化するだけでは、思うような効果は得られません。業務に要する時間や作業ボリュームを洗い出し、費用対効果の高い業務を自動化の対象にすることが大切です。

特徴3.パソコン内で完結できる業務

RPAはパソコン内にインストールして使用するソフトウェアです。そのため、押印や手書きデータの書き写しなど、業務プロセスに手作業が発生すると、スムーズな自動化ができません。

以上の点から、パソコン内で完結できる業務であれば、RPA化しやすいです。また、パソコン内の業務であれば、複数のクラウドサービスに跨ぐなど、他ツールと連携させて業務幅を拡大することもできます。

特徴4.膨大なデータを扱う業務

人間は膨大なデータであるビッグデータを1度に処理しきることはできません。しかし、RPAであれば膨大なデータを素早く処理することが可能です。

数百～数千件単位でダイレクトメールを一斉送信する場合や大量の顧客情報を収集している場合、業務を自動化するだけでも業務負担を軽減できるでしょう。また、データの処理・整理をRPA、データ分析をAIに任せれば、マーケティングや分析業務を迅速かつ的確に行うこともできます。

特徴5.データがデジタル化されている業務

「パソコン内で完結できる業務」と似ていますが、データがデジタル化されている業務の方がRPA化しやすいです。印刷物やデジタル化されていないデータをAI-OCRで読み取ってデジタル化することも可能ですが、読み取り技術の導入・連携が必要となるため、コストが割高になりがちです。

また、日本語をOCRで読み取る精度は低いといわれており、正確にデータを読み取れない可能性もあります。

RPA化しにくい業務の特徴

RPA化しにくい業務の特徴は「イレギュラー事象を自ら考えて判断する」ことです。例えば、顧客台帳入力において文字しか入力できない氏名欄に電話番号が入力されていたとしましょう。

人間が入力している場合、誤りであることに気づくため、電話番号欄に電話番号を入力できます。しかし、RPAの場合は読み取った電話番号をそのまま氏名欄に入力してしまい、エラーが起きてしまいます。

このように、ルール化ができないイレギュラーな業務や人間の判断が必要な業務はRPAには向いていないため、注意しましょう。

【業務別】RPA化できる業務7選

ここではRPA化できる業務を業務別に次の7項目に分けて紹介します。

• 経理部門
• 営業部門
• 人事部門
• 総務部門
• マーケティング部門
• 調達部門
• カスタマーサポート部門

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.経理部門におけるRPA化の例

経理部門には入金・支払い業務や伝票入力、経費金額の確認といった様々な業務があります。

数字や項目を1つでも間違えてしまうと、膨大な確認作業が必要です。RPAによって自動化すれば、正確な記入が可能となり、誤表記リスクを減らすことが可能です。

また、経理業務はデータを扱った業務が多いため、RPAを導入しやすく、業務時間の大幅な削減が期待できることから、導入効果を得られやすい部署でもあります。経理部門におけるRPA化の例として以下が挙げられます。

• 売掛・入金業務
• 買掛・支払業務
• 交通費・経費の精算業務
• 財務レポート作成業務
• 固定資産の管理業務

「売掛・入金業務」では、入金情報を軸に売掛金の処理業務や会計システムへの仕訳入力・転記業務の自動化が可能です。「買掛・支払業務」では、支払い情報を軸に買掛金の処理業務や会計システムへの仕訳入力・転記業務の自動化が可能です。

また「交通費・経費の精算業務」では、金額が正しいかWebサイト情報と照合したり、仕訳入力を自動化したりすることができます。他にも会計システムから必要な情報を抽出して財務レポートを作成したり、固定資産台帳情報を会計システムへ転記して資産管理を効率化したりすることも可能です。

2.営業部門におけるRPA化の例

営業部門では、ダイレクトメールの送信や顧客データ管理といったマーケティング業務においてRPAを活用できます。

RPAやMAなどのマーケティングツールと組み合わせれば、マーケティング業務の効率化にもつなげられるでしょう。営業部門におけるRPA化の例として以下が挙げられます。

• 受注・顧客データの管理業務
• 見積書作成業務
• メールの通知

3.人事部門におけるRPA化の例

面接や従業員の面談といった業務は自動化できません。しかし、採用者のデータ管理や社宅管理、評価案内送付といった業務は自動化しやすいです。

社員が少ない企業であれば導入効果は得にくいかもしれませんが、企業規模が大きい企業の場合、RPAを導入することで事務作業の大幅な業務削減を行えるでしょう。人事部門におけるRPA化の例として以下が挙げられます。

• 採用活動・入社前の準備業務
• 社宅の管理や慶弔・災害処理業務
• 評価実施の案内・管理・結果反映業務

4.労務部門におけるRPA化の例

労務部門は給与の計算や明細の発行、契約の更新手続きなどがあります。定型業務が多く、データをデジタル化しやすいため、RPAを導入しやすい部門の1つです。

業務時間の大幅な削減が期待できることから、経理部門と並んで導入効果を得やすいでしょう。労務部門におけるRPA化の例として以下が挙げられます。

• 勤怠・残業管理
• 派遣契約の更新業務
• 住所変更・社会保険・入社や退職の手続き業務
• 労務管理システム内の各種操作

近年はクラウドサービスや労務ソフトで労務管理ができるようになってきています。RPAはクラウドサービスや労務ソフト上で稼働できるため、従業員データのデジタル化と合わせて各種労務管理ツールを導入すれば、より業務の自動化・効率化を図れるでしょう。

5.マーケティング部門におけるRPA化の例

マーケティング部門は商品開発や売上改善のための戦略策定、自社製品PRなど、業務内容は多岐にわたります。

企業によっては、市場・消費者動向調査といったリサーチ業務を行う場合もあるでしょう。マーケティング部門におけるRPA化の例として以下が挙げられます。

• 販売状況調査
• アクセス解析レポート・メールマーケティングレポートの作成

戦略策定や商品開発はPRA化できません。しかし、データの収集・集計やレポート作成といった業務はRPA化できます。

6.調達部門におけるRPA化の例

調達部門とは、外部から物を購入する部門のことです。

製造業の場合、自社商品の製造に必要な部品類の価格を吟味・調達する業務を行います。調達部門におけるRPA化の例として以下が挙げられます。

• 受発注業務
• 仕入れ価格チェック業務
• 在庫管理システムの各種操作
• メールの発注業務

製造業務をスムーズに進めるためには、過不足なく在庫管理をしなければなりません。しかし、取り扱う部品が膨大な場合、これらを的確に管理しようとすると、非常に労力がかかってしまいます。

在庫管理システムの操作を自動化できれば、最新情報を常に確認できるため、在庫管理の負担を大幅に削減できるでしょう。

7.カスタマーサポート部門におけるRPA化の例

カスタマーサポート部門は問い合わせ対応が主な業務です。

しかし、企業によってはヘルプページ作成や問い合わせの分析・レポート作成といった業務を行う場合があります。カスタマーサポート部門におけるRPA化の例として以下が挙げられます。

• チャットボットとの連携
• 各システムと連携および顧客情報の抽出
• 問い合わせ内容の取りまとめ
• 問い合わせ件数の集計業務

近年はカスタマーサポート部門の負担を軽減するために、チャットボットを導入している企業も増えています。チャットボットとRPAを連携させれば、問い合わせ件数・内容を集計しやすくなるため、業務を自動化しやすくなるでしょう。

まとめ

今回はRPA化しやすい業務とRPA化しにくい業務の特徴、業務別にRPA化できる業務を解説しました。RPAはルール化されている業務や単純作業を繰り返し行う業務などと相性が良い一方、イレギュラーな事象を自ら考えて判断しなければならない業務には適していません。

したがって、RPAを上手く活用するためには、導入前に業務プロセスをしっかりと整理して、RPAを適用できるかどうか吟味することが大切です。また、業務別にみると、経理部門や労務部門はRPAを導入しやすく、効果を得やすい部門です。

いきなり社内全体でRPA化を進めると失敗するリスクを高めてしまうため、RPA化しやすい部署から導入して様子をみることが大切です。なお、弊社「FULLTIME」では、さまざまな業務を自動化できるRPAを提供しています。

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