医療現場のRPA化とは？ 効率化できる業務や活用事例、導入するメリットを解説
医療機関では、人手不足の深刻化や業務の複雑化により、現場スタッフの負担が大きくなっています。
特にレセプト点検や患者情報の登録などの定型業務では、限られた人員での対応が難しく、業務効率化の必要性を感じている方も多いのではないでしょうか。
RPA（Robotic Process Automation）は、入力や転記といった繰り返し業務を自動化し、人的ミスの防止や業務負担の軽減に役立つ業務効率化ツールです。
この記事では、RPAが活用できる医療現場の業務や、実際の活用事例を紹介します。
RPAの導入を検討している方や、業務効率化の具体的な取り組みを知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
RPAツール「FULLTIME（フルタイム）」は、EC業務に特化した自動化ツールです。
受注データの入力、出荷伝票の作成、在庫データの更新など、繰り返し行う定型業務を自動化し、作業時間の削減と人的ミスの防止を実現します。
FULLTIMEが選ばれる理由
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- 導入前・導入後もRPAコンサルタントがしっかりサポート
RPAは医療現場でも、レセプト点検や予約データの転記、会計処理といった繰り返し作業に柔軟に対応できます。
また、RPAの導入を進める過程で業務フローを見直すため、業務の標準化や属人化の解消にもつながります。
RPAの導入に関する疑問や、「自院でも活用できるか知りたい」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。
＼ 定型業務の自動化でスタッフの負担を軽減 ／
RPAとはロボットが自動化する技術のこと
RPA（Robotic Process Automation）とは、人が手作業で行っている定型的な業務をロボットによって自動化する技術のことです。
具体的には、以下のような操作を自動化できます。
- ExcelやCSVへのデータ入力・集計
- 複数システム間のデータ転記
- 日次・月次レポートの自動作成とメール配信
医療業界では、電子カルテや医事システム、予約管理などの領域で導入が進み、入力・照合・集計といった事務作業の効率化が進んでいます。
また、専門的なプログラミング知識がなくても利用できるツールが多く、医療業界以外でもバックオフィス部門を中心に導入が広がっています。
医療業界でRPAが注目される理由
医療業界では人手不足が深刻化しており、業務負担を軽減する手段としてRPAの活用が注目されています。
実際に現場では次のような要因から、業務負担の増加が課題となっています。
- 医療事務や看護補助などの離職率の高さによる人員不足
- 診療報酬改定や制度変更による業務の複雑化
- レセプト点検や行政提出書類の作成量の増加
RPAを導入すると、これまで人が行なっていた定型的な業務を自動化できるため、現場の負担軽減に貢献します。
こうした背景から、入力・転記・照合といった定型業務を自動化できるRPAへの関心が高まっています。
医療現場でRPAが活用できる主な業務4つ
医療現場では、主に次のような業務でRPAを活用できます。
RPAを導入することで、人手を介さずに処理できる範囲が広がり、事務職員の負担軽減や業務の標準化が期待できます。
レセプト点検作業の自動化
レセプト点検は、医療行為の内容や診療報酬の算定ルールをもとに確認を行う必要があるため、作業時間が長く、ヒューマンエラーも発生しやすい業務です。
RPAを活用することで、以下のような処理を自動化できます。
- レセプトデータの抽出
- 点検システムへの自動入力
- エラー抽出リストの作成
- 診療科ごとのデータ照合
これらの作業を自動化することで、スタッフはRPAが処理した内容の確認といった判断業務に専念できます。
患者情報の登録・更新
受付スタッフが入力した患者データを基幹システムに自動反映するよう設定すれば、複数システム間での登録作業を自動化できます。
来院した患者の情報は、電子カルテ・予約システム・会計システムなど複数のシステムに入力する必要があるため、入力ミスや二重登録が発生しやすい業務です。
また、住所変更や保険証更新など、定期的な情報更新にも対応可能です。
RPAを導入することで、情報の正確性を保ちながら業務を効率化できるため、受付スタッフは患者からの質問や電話対応に充てる時間を確保できます。
予約・受付情報のシステム反映
電話やWebでの予約受付後、予約管理システムや電子カルテに情報を転記する作業は煩雑で、転記漏れや予約の重複が起こることがあります。
RPAを使えば、Web予約フォームからの情報を自動取得し、各システムに反映できます。
また、予約変更やキャンセルの反映も自動化できるため、スタッフが手動で確認する手間を減らすことが可能です。
受付担当者の負担が大幅に軽減され、患者対応のスピードアップや待ち時間の短縮、患者満足度の向上にもつながります。
会計処理・未収金管理
RPAを導入することで、請求データと入金データの自動照合や、未収金一覧・督促リストの自動作成・更新が可能になります。
医療費の計算や領収書発行、未収金の照合などは、細かな確認作業が多く、時間がかかるうえにヒューマンエラーのリスクが高い業務です。
また、定期的な会計処理や月次集計もスケジュール設定を行うことで、RPAが自動で実行するため、属人化の防止にも効果的です。
結果として、経理担当者は未収金の発生原因の分析や業務フローの改善など、より戦略的な業務に注力できるようになります。
医療現場でRPAを導入する4つのメリット
RPAを導入することで、医療現場では次のようなメリットがあります。
RPAは、医療現場の人手不足や、それに伴うミスの増加・業務の遅延といった課題を解決する手段のひとつになると考えられています。
スタッフの業務負担が軽減する
RPAを導入すると、これまで人手で行っていたデータ入力や照合作業を自動化できるため、スタッフの業務負担を減らすことが可能です。
たとえば、レセプト点検や予約情報の転記といった定型業務をRPAが自動で処理すれば、担当者は確認作業や患者対応など、人が介入すべき業務に専念できます。
RPAによる業務の効率化により、残業時間の削減や有給休暇の取得促進など、より働きやすい職場環境づくりにもつながります。
業務のミス防止につながる
RPAを導入すれば、設定したルールに基づいて正確に処理が行われるため、人的ミスの発生を抑えられます。
主に事務作業では、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすく、業務品質の安定が課題となることが多いです。
たとえば、レセプト請求の金額や保険情報の照合を自動化することで、請求エラーや返戻のリスクを軽減できます。
一つひとつの処理の正確性が高まることで、再点検や修正対応にかかる工数が減少し、結果として業務全体の効率化が進むでしょう。
業務効率化により患者サービス向上につながる
RPAによって事務作業の時間を短縮できると、スタッフは次のような付加価値の高い業務に時間を充てられるようになります。
- 患者への説明や案内対応
- 業務フローや運用体制の見直し
- 院内のサービスや患者満足度を高める取り組み
受付や会計処理などの処理スピードが上がることで、待ち時間の短縮や案内対応の丁寧さにもつながり、患者満足度の向上が期待できます。
また、書類作成やデータ転記の負担が減ることで、スタッフの精神的な余裕が生まれるため、スタッフ間のコミュニケーションの質が高まります。
属人化している業務が標準化される
RPAを導入する過程で、業務の標準化も進むため、担当者に依存しない仕組みづくりにもつながるでしょう。
医療現場は、担当者ごとに手順や処理方法が異なるなど、業務が属人化しやすい傾向があります。
業務が属人化していると、担当者の異動や退職時に引き継ぎが難しく、業務品質の安定が課題となります。
RPAは作業手順やルールを明確にし、自動化によって誰でも同じ品質で処理できる体制を構築することが可能です。
医療現場でのRPA導入事例
北海道北見市にある北見赤十字病院で、医事課と診療放射線科の2部門でRPAを試行導入した事例をご紹介します。
RPAを導入したのは、業務量の増加や担当者ごとの作業負担の偏りを解消し、限られた人員でも安定して業務を運用できる体制を整えるためでした。
同院では、以下のような業務にRPAを活用し、自動化を進めています。
- 電子カルテへの病名代行入力
- バイタル情報の確認後、コストの代行入力
- 電子カルテと医事システムの整合性確認
- B型肝炎対策ガイドラインに基づくスクリーニング
これにより、データ転記や照合といった手作業が削減され、職員の残業時間の短縮や入力ミスの防止にもつながりました。
また、複数部署での試行を通じて各部門の連携が進み、業務プロセスを見直すきっかけにもなりました。
RPAの導入を検討することは、業務の標準化を進める機会にもなります。
※参考：厚生労働省
医療機関でRPAを導入する4つのポイント
RPAを導入する際に押さえておきたいポイントは、以下の4つです。
現場の理解や運用ルールを整えずに進めてしまうと、RPAを導入しても業務に定着せず、システム負債を抱えてしまうケースもあります。
医療機関でRPAを効果的に運用するためには、導入前の準備と体制づくりを行うことが大切です。
RPA導入に適した業務を見極める
RPAを効果的に活用するためには、まず「どの業務を自動化すべきか」を検討することから始めます。
RPAによる自動化に向いているのは、主に次のような業務です。
| 業務の種類 | 業務の具体例 |
|---|---|
| 手順が明確でルール化 されている業務 | ・レセプト点検 ・検査結果の入力 ・請求データの抽出 |
| 定期的に繰り返す業務 | ・予約データの転記 ・集計処理 ・定型レポートの作成 |
| 判断や例外対応が少ない業務 | ・ファイル名の変更・保存 ・システム間のデータ照合 |
RPAの導入効果を得やすいのは、主に人の判断を必要としないルール化された業務です。
自動化に向いている業務を正しく選定することで、RPAの効果をより実感しやすく、安定した運用につながります。
まずは1つの業務から小さく始める
RPAを導入する際は、最初からすべての業務を自動化しようとせず、1つの業務から試行的に導入するのがおすすめです。
たとえば、毎日繰り返すデータ転記や帳票作成など、単純でミスが発生しやすい作業を選ぶと、効果を実感しやすくなります。
小さな業務から始めて成果を共有することで、院内の理解や協力も得やすくなり、RPAの導入範囲を広げる際にもスムーズに移行できます。
院内の各部署から理解と協力を得る
RPAは複数のシステムや部門にまたがって運用されることが多いため、院内全体での理解と協力体制を整えることが重要です。
たとえば、医事課・情報システム課・各診療部門が共同で、次のようなルールをあらかじめ策定しておくと効果的です。
- RPA処理手順を変更する際の確認フロー
- エラー発生時の対応手順
- 担当部署間での連絡・報告体制
運用ルールを明確にしておくことで、トラブル発生時にも迅速に対応でき、円滑な連携が保たれます。
RPA導入時には目的や期待する効果を明確に共有し、関係部署が協力しやすい環境を整えることが大切です。
誰でも運用できるように仕組みを整える
RPAを長期的に運用するためには、特定の担当者に依存しない運用体制と、継続的に改善できる仕組みが必要です。
RPAの処理手順や設定内容の変更方法、メンテナンス手順をドキュメント化し、複数名で共有・管理できるようにしておきましょう。
また、法改正やシステム更新に合わせてRPAを見直す体制をつくることも大切です。
たとえば、定期的なレビュー会議を設けて、動作確認や改善点の話し合いを実施すると、トラブルの早期発見や業務効率のさらなる向上につながります。
RPA導入後も継続的にメンテナンスを行い、処理手順や設定内容を最新の状態に保つことで、安定した運用体制を維持できます。
RPAを活用して医療現場の業務負担を軽減しよう
医療現場では、人手不足や診療報酬改定や制度変更に伴う事務作業の増加により、スタッフへの業務負担が大きくなっているのが課題です。
RPAを導入することで、データ入力や照合作業などの定型業務を自動化でき、職員の業務負担の軽減が期待できます。
また、RPAは導入を通じて、業務の標準化や手順を見直すきっかけにもなります。
RPAを導入する際は、現場の理解と運用体制の整備に注意しながら、無理のない範囲から導入を進めていきましょう。
RPAツール「FULLTIME」は、EC業務を中心に幅広い定型業務の自動化を支援してきました。
RPAは医療機関においても、レセプト点検や予約管理などの繰り返し業務に対応できます。
- 導入前・導入後もRPAコンサルタントがしっかりサポート
- 要件定義〜構築〜保守まで対応
- 課題に合わせたRPAを構築
- 外部のツールやシステムとの連携が可能
RPAの導入に関する疑問や、どの業務から始めるべきか迷っている方は、ぜひお気軽にご相談ください。
＼ 定型業務の自動化で負担を軽減！ ／
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