株式会社テキトウ様｜売上・広告費の集計を自動化！月60時間の業務を削減

サプリ、スキンケア、飲料など、さまざまな商品ブランドを展開し、楽して美しくなりたい女性を応援する株式会社テキトウ様。現在はオンラインショップ「Biii」での集計業務に、5つのロボットをご活用いただいています。代表取締役の山田伸一様に、導入のきっかけやご活用状況について伺いました。（インタビュアー：RPAコンサルタント/渡辺）

「誰がやってもいい仕事」は、RPAに任せてしまおう

渡辺
御社との最初の接点は、2020年の秋頃でした。最終的にご契約いただいたのは2021年の8月でしたが、最初のお打ち合わせ当時から、どのような状況の変化がございましたか？

山田様
最初にRPAの話を聞いたときは、「まだ自動化しなくても、気合でがんばれるでしょう」と思っていました（笑）。ただ、コロナ禍で社会状況も大きく変わり、気合で夜遅くまでがんばるような時代でもなくなった。そうした時代の変化と合わせて、社内体制の変更なども進めていたタイミングで、たまたま広告代理店から「こんな便利なツールがありますよ」というお話をいただき、再度興味を持ちました。

渡辺
体制の変更と同じタイミングだったのですね。御社は4名という少数精鋭でECサイトを運営されていますが、当時の体制変更にはどのような背景や狙いがあったのでしょうか？

山田様
当時は、各メンバーを「CRM担当」「広告担当」のように住み分けし、業務を分担する形で運営していました。担当制にすることで責任範囲が明確になり、個々人の業務の質は高まるのですが、一方で自分の担当領域の壁を越えて、別のメンバーの業務の目的や内容を理解するのが難しくなってきた、という課題も感じていました。そこで、まずは全員で同じ方向を目指していける組織にしたいと思い、「全員、CRMを中心にした組織に再編する」という方向に舵を切ったんです。
体制変更とともに、個々人が持っていた日々の細かい業務を整理する中で、「集計業務はどうしようか？」とフォーカスが当たったのをきっかけに、RPA導入を検討し始めました。

渡辺
なるほど、そのような背景があったのですね。確かに最近、他のクライアント様からも、集計業務の自動化のご相談が増えていると感じます。

山田様
集計業務は、人によってスピードや正確性の差はあれど、誰がやっても結果は一緒になる、むしろ一緒になるべき業務なんですよね。それならRPAで自動化することで、より作業の質が担保でき、かつ人でやるには手間がかかるような部分まで細かくデータを取得できる。RPAを活用すれば、効率化しながら分析の深さも改善できると考えました。

渡辺
ちなみに集計業務や分析というと、BIツールなども導入候補になるかと思うのですが、比較検討されたのでしょうか？

山田様
BIツールの場合は、ツールに合わせて現状の集計方法やアウトプット方法なども見直していく必要があるので、少し敷居が高かったですね。RPAの場合は「今の集計業務をロボットに置き換える」ので、今までの延長に近く、導入後のイメージもしやすかったのが決め手になりました。費用もBIツールより安価に使えるので、その点も後押しになりましたね。

稼働までスムーズに進行し、レスポンスも早くて安心感があった

渡辺
今回、御社からは5種類の集計業務をご依頼いただき、優先順位を決めて順番に開発させていただきました。ロボットが稼働するまでの進行について、良かった点、悪かった点などございましたか？

山田様
ほとんどが現在の集計業務の置き換えでしたが、いくつかはRPA化するにあたって新しく作った集計表などもありました。そうした新しい集計に関しても、アスニカの担当者が上手くディレクションしてくれたので、進めやすかったなと感じます。
世の中にはいろいろなサービスがありますが、契約した途端に進みが遅くなったりすることもあるじゃないですか。でも、「○○までに進捗をご報告します」といったアナウンスを適宜してくれており、レスポンスも早かったので、安心感がありましたね。

渡辺
そう言っていただけると嬉しいです、ありがとうございます！

テキトウ様では、現在下記5つの集計ロボットを導入いただいています。

・継続率、残存率集計ロボット
・売上集計ロボット
・広告集計ロボット
・解約集計ロボット
・代引き配送結果集計、リスト更新ロボット

渡辺
RPAが本番稼働してから一定期間が経ちましたが、実際に業務を自動化してみて、どのような成果、効果がありましたか？

山田様
これは、大きく2点あると思っています。

1つは、今までよりさらに細かく、深く、数値を見れるようになったこと。例えば広告集計ロボットでは、媒体別の継続率なども自動で集計してくれており、広告費の見直しなどに役立っています。今の集計を人で行おうとしたら1日では終わらないようなボリュームなので、平均すると月間で50〜60時間の削減になっていると思います。
もう1つは、タイムリーに数値を見て、PDCAを回せるようになったことです。今までは忙しさもあって週1回しか集計できていなかったものも、RPAで自動化してからは毎日データを更新できています。「集計する」という作業の部分にリソースを使う必要がなくなったので、集計結果を見ながら、今後の運用について検討する時間を確保できるようになりました。

渡辺
皆様の業務効率化にしっかりお役立てできていてよかったです！ありがとうございます。

今後は「新しい集計項目の追加」や、施策運用での活用を検討

渡辺
今後、新しく自動化していきたい業務などはございますか？

山田様
例えば継続率に関しては、「現在の定期継続者数」などの情報も、集計できるようにしたいと考えています。定期通販は、広告施策などによって急激に注文が増えることがありますが、新しく増えたお客様がどれくらい続けてくださっているのか？をさらにリアルタイムに把握できるようになれば、施策の質の改善にも繋げられるのではと思っています。他には、グループ会社を横断しての会計・売上の管理などにも活用できないかな？と考えています。

渡辺
確かに、集計が自動化されていくと、もっと「これが知りたい」というデータも増えていきますよね。他にも、お打ち合わせの当初はアップセルなどの施策回りについてもご相談いただいておりましたが、その辺りはいかがでしょうか？

山田様
今すぐではないのですが、将来的にはセット注文の処理や、2回目以降の周期変更など、施策に関連した業務も自動化していきたいと思っています。他のクライアント様での事例などあれば、ぜひまたご紹介いただきたいです！

渡辺
かしこまりました。特にリピストをご利用中の企業様は、施策周りでのRPAのご活用事例も多いので、また改めてご提案をさせていただきます！
本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。