RPA導入における失敗の原因は5つ｜失敗を防ぐコツも解説します！
業務を自動化して効率化を測るためにRPAを導入している企業が増えてきました。一方で、実際のところ使いこなせずに、RPA導入後に使わず放置にされたり業務の負担が増えたりする企業が多くあります。RPAに最適な業務を押さえていないと、RPA導入における効果が見込めません。
そこで、今回はRPAを導入して失敗する原因と失敗しないコツを紹介します。RPA導入を視野に入れている人の参考になれば幸いです。
RPA導入における失敗の原因は5つ
RPA導入において失敗する原因は主に以下の5つが挙げられます。
- 導入目的が明らかになっていない
- 運用ルールを定めていない
- 運用担当者を決めていない
- 導入効果を測定していない
- 向いている業務を見分けていない
RPAは効率化を高められると言われていますが、しっかりと計画的に導入しないと失敗する可能性が高い傾向です。どのような失敗の原因があるのかを詳しくみていきます。
失敗の原因1.導入目的が明らかになっていない
RPAを導入することで業務の効率化を高められるという理由だけで導入し、導入目的が明確ではないと失敗する企業を見かけます。RPAはソフトウェアを導入して業務をサポートしますが、全ての業務に活用できる訳ではありません。
どの業務において効率化を測りたいのか、どのように利用するかなどの導入目的を決めた上で、RPAが必要かどうかを判断してみましょう。そうすることで、RPAの導入目的に見合った効果を得られているかどうかが分かります。
失敗の原因2.運用ルールを定めていない
RPAを利用する際の運用ルールを定めていないと、誰がロボットの修正作業を行うのかがわからずに個別で対応することになり、対応に時間がかかり管理できない可能性があります。
RPAはソフトウェアのひとつなので、人間がやっていた作業をロボットに行ってもらうことで業務の効率化を測ります。しかし、急な変更や修正事項については人が行うような早い対応ができないため、その都度自分で修正することが必要です。
それに加えてRPAはネット上のソフトウェアなので、予期せぬ動きを行うことがあることを視野に入れておかなければいけません。このような対応をどのように行うのかを決めておかないと業務への悪影響や負担になる可能性があるということに注意しましょう。
失敗の原因3.運用担当者を決めていない
RPAは近年注目を集めているコンピューター上での自動化システムではありますが、世界的にまだ完全に浸透していません。そのため、RPAのシステムや活用方法について理解した運用担当者がいないと、活用しきれずに失敗に終わる可能性があります。
多くの例として、RPAの運用における知識を持った人がいない企業が利用して、実際に導入過程がうまくいかずに時間がかかる、導入後のトラブルに陥るといったものが挙げられます。「Excel」や「Power Point」といった世界的に浸透しているツールであれば情報がありますが、RPAは情報量が少ないこともあり、運用担当者次第では活用しきれない可能性も考えておきましょう。
失敗の原因4.導入効果を測定していない
RPA導入前後に具体的な数値で業務時間を把握していないと、実際の効果を測定できません。導入目的である業務を効率化したことで、導入前より改善されたかを知ることが重要です。
また、導入効果は前後の業務時間だけを測定するのではなく、管理工程も考慮しなければいけません。たとえ課題であった業務の効率化を測れても、管理における時間や他の業務で時間を費やすのであれば効果があるとは言えないからです。
具体的に色々な側面から導入効果を測定し、改善できているかどうか、問題点があるかどうかを把握しておきましょう。
失敗の原因5.向いている業務を見分けていない
RPAは色々な側面でパソコン上の効率化を測れるのではないため、向いている業務を見分けていないと結果的に問題点が解決しない可能性があります。RPAが得意とする分野は以下の通りです。
- 単純な定型業務の自動化
- データの入力の正確性
一方で、人間がソフトウェア以外で業務をする内容や変更が多い内容、パターンの選択肢が多いものに関しては、RPAは向いているとは言えません。この点に関して理解していないと、RPA導入後の失敗につながる可能性が考えられます。
RPA導入の失敗を防ぐ5つのコツ
RPA導入を決める前に失敗を防ぐために押さえておきたいコツは以下の5つです。
- 管理体制を整備する
- 対象業務を洗い出して選定する
- 具体的な目的を社内に示す
- スモールスタートではじめる
- 運用方法を可視化する
RPAが実際にどのような業務において必要なのか、企業に活かせる部分は何かを具体的に押さえておくことで失敗を防ぎやすくなります。どのような部分にしっかりと着目すべきかを詳しくみていきます。
コツ1.管理体制を整備する
RPAは運用担当や体制が整っていないと失敗する可能性が高くなりますが、RPAを導入する際に担当者とプロジェクトメンバーを決めて、導入や管理体制を整備すると失敗しにくくなります。RPAの効果が見込める部署と知識を持つ人をプロジェクトメンバーにすることで、各部署の業務における効果を測定して進捗を管理が可能です。
また、RPAを導入後におけるメンテナンスやトラブルといった対応やRPAの活用におけるPDCAを回すことが大事です。それにより、RPAの管理体制を整えて改善することで、生産性が高められます。
コツ2.対象業務を洗い出して選定する
RPAを活用したい対象業務を洗い出して選定することで、活用できずに失敗することが減ります。RPAは様々な業務に対応できるものの、複雑なものや変更が多い業務には向いていません。そのため、業務の内容を踏まえてRPAがどの業務に必要なのかを押さえることが重要です。
特に、単純な計算の繰り返しが多いものやデータの入力のボリュームが多いものなどはRPAの効果が見込めます。RPAが必要な業務は何かを選定して導入効果が見込めるものを導入前に選定しておきましょう。
コツ3.具体的な目的を社内に示す
どうしてRPAの導入が必要かを具体的な目的や目標を決めた上で社内に示すと、どのように利用できるかが明確になるため失敗しにくくなります。例えば、「ボリュームの大きい単純な計算を自動化して業務の効率化を測りたい」というような具体的な課題を社内に示すことが重要です。
社内で課題におけるRPAの導入を共有することで理解が得られやすく、協力してもらえる可能性があります。また、導入後もどのような成果が生まれたのかや業務のイメージを共有することも忘れないようにしましょう。
コツ4.スモールスタートではじめる
RPAを導入する際は、必要最低限の業務や簡単な業務のみに活用するといったスモールスタートが重要です。RPAがどの業務にも活用できるからと社内全体で導入すると、トラブル発生時におけるリソースが増えたり業務に影響が生まれたりします。
導入直後はRPAの知識が少ないこともあり、トラブルやアップデートに時間がかかることがよくあります。そのため、業務への影響を最小限に抑えるためには簡単なものから経験を積み上げて、少しずつ活用する業務を拡大していくことがポイントです。
コツ5.運用方法を可視化する
RPAを活用する部署を広げて各部署の業務の効率化を測るためにも、運用方法を可視化することが大事です。RPA自体は一度使いこなすと簡単に扱えるソフトウェアなので、運用マニュアルや運用方法を共有することで社内全体の業務の効率が高められます。
どの業務にRPAが活用できるかを踏まえて運用マニュアルやルールを決めると、RPA活用時のトラブルが少なくなります。また、効果を発揮させるためにも、どこからみてもわかりやすい運用方法の可視化を目指しましょう。
まとめ
RPAを導入して失敗する企業が多い中で、何が原因なのかを踏まえて失敗しないコツは何かを紹介しました。RPAを導入する前にしっかりと業務のどの部分に必要なのかを押さえ、目的を明確にすることが重要です。しかし、実際にどの業務に対してRPAが活用できるのかを判断することが難しいかもしれません。
FULLTIMEではRPAが社内のどの業務に対して活用できるのか分からない企業へ、RPA導入のサポートをしています。どのような導入事例があるのか、どのような活用方法があるのかなどを知りたい人は、ぜひ一度お問い合わせ下さい。
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