RPAとは？得意とする業務例や導入判断のポイントをわかりやすく解説

「RPAで何ができるのか」「本当に業務利用できるのか」と疑問を感じている方も多いでしょう。

RPAは人がPCで行う定型業務を代行する仕組みです。

導入することで、次のような効果が期待できます。

この記事では、RPAの基本的な仕組みや自動化できる業務例、導入を判断する際のポイントを解説します。

RPAで何ができるかを詳しく知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

RPAとは定型作業を自動化するソフトウェアロボット

RPAとは、人がPC上で行っている定型作業を自動化するソフトウェアロボットのことです。

あらかじめ決められた手順を登録することで、データ入力や転記、確認作業などを自動で実行できます。

RPAは人に代わって作業を行いますが、自分で判断したり考えたりすることはありません。

ルールに従って、決められた操作を同じ手順で繰り返すのが特徴です。

Excelや社内システム、Web画面など、これまで人が操作していた業務をそのまま自動化できます。

新しいシステムを開発する必要がなく、業務を効率化できるため、多くの企業から注目されています。

ソフトウェアロボットについて詳しくはこちら！
ソフトウェアロボット（RPA）とは何か？導入するメリットや進め方を解説

RPAとマクロ・AIの違い

RPAとマクロ、AIはそれぞれ役割や得意分野が異なります。

主な違いは以下のとおりです。

	RPA	マクロ	AI
主な役割	画面操作の自動化	アプリ内作業の自動化	判断・分析の自動化
得意な業務	転記、入力、照合などの定型作業	Excel集計、帳票作成など	分類、予測、文章生成など
判断の可否	不可	不可	可能
向いているケース	人の画面操作を置き換えたい場合	単一ツール内の自動化	判断が必要な業務

RPAは、人が実際にPC上で行っている画面操作を自動化する仕組みです。

それぞれ得意な分野が異なるため、業務の内容によって適切に使い分けることが重要です。

以下の記事では、RPAとAIの違いについて詳しく解説しています。
RPAとAIの違いは？組み合わせて解決できる業務課題や判断軸を解説

RPAが注目される理由

RPAが注目されている主な理由は、次の3点です。

いずれも時代の変化により、従来の業務の進め方を見直す必要が出てきたことが背景にあります。

人手不足が深刻化しているため

少子高齢化の影響を受け、多くの企業で人手不足が深刻になっています。

採用活動を強化しても、なかなか必要な人材を確保できず、業務量に対して人員が足りない状況が続く企業は少なくありません。

こうした状況では、現場の一人ひとりの業務負担が大きくなり、残業の増加や業務が特定の社員に偏る「属人化」が起こりやすくなります。

RPAは人を増やさずに定型業務を自動化できるため、人手不足を解決する手段として、注目されています。

働き方改革により生産性向上が求められているため

働き方改革の推進により、長時間労働の是正や生産性向上が多くの企業に求められています。

しかし、実際は付加価値の低い定型作業に多くの時間を割いている企業も多く見られます。

このような業務を人が手作業で続けている限り、働き方を大きく変えるのは難しいのが現状です。

RPAにより定型作業を自動化することで、人間は本来力を入れるべき業務により多くの時間を使えます。

DX推進の第一歩として取り組みやすいため

RPAは、既存のシステムや業務を活かしたまま導入できるため、DX推進の第一歩として取り組みやすい手段です。

DXの必要性が広く認識されている一方で、大規模なシステム刷新や専門人材の確保にハードルを感じている企業も少なくありません。

また、何から着手すればよいのか分からず、DXが思うように進まないケースも見受けられます。

RPAは現在の業務フローを大きく変えることなく導入でき、比較的低い負担で業務改善に着手できます。

RPAが得意とする業務例

RPAが得意とする代表的な業務例は、次のとおりです。

RPAはルールが明確であり、何度も繰り返し発生する作業を得意としています。

RPAの部門別の活用例について詳しく知りたい方はこちら！
RPA化できる業務とは？部門別の活用例や導入手順、効率化の事例まで分かりやすく解説

データの収集・抽出

RPAはインターネット上の情報や社内の複数システムから、必要なデータを自動で収集・抽出する作業が得意です。

例えば、毎日決まった時間に基幹システム（ERP）へアクセスし、前日の売上データをCSV形式でダウンロードする作業が挙げられます。

このような作業は人が行うと手間がかかりやすく、抜け漏れが発生しがちです。

しかし、RPAであれば決まった手順を正確に繰り返せます。

データの転記・入力

データの転記や入力は、RPAの活用が進んでいる代表的な業務の一つです。

例えば、Webフォームから届いた問い合わせ内容を、顧客管理システム（CRM）へ入力する作業があります。

さらに、社員が提出したExcelの経費データを会計ソフトの画面に一つずつ転記するケースでも活用されます。

これらの作業は件数が多くなると時間がかかり、入力ミスも起こりやすくなるため、RPAの効果を感じやすい分野です。

エクセル業務のRPA化について詳しくはこちら！
エクセル業務はRPAでどこまで効率化できる？自動化の例や導入判断を解説

データの照合・チェック

2つ以上のデータを突き合わせて確認する作業も、RPAが得意とする業務の一つです。

例えば、銀行の振込明細データと請求書データを照合し、入金状況を確認する作業があります。

また、申請書類に空欄がないか、住所や電話番号の形式が正しいかをチェックし、不備があれば一覧にまとめることも可能です。

RPAは、ルールがはっきりしている確認作業ほど、効果を発揮しやすくなります。

ファイル操作・レポート作成

RPAは、フォルダの整理や定型レポートの作成といったファイル操作にも幅広く活用できます。

例えば、抽出した売上データをExcelで集計し、グラフを作成してPDFに変換する作業があります。

さらに、受信した請求書PDFを、会社名や日付ごとにフォルダへ自動で分類することも可能です。

これにより、定期的に発生する報告業務の負担を軽減できます。

通知・メール配信

条件に応じて通知やメールを送信する業務も、RPAと相性が良い分野です。

例えば、支払期限を過ぎた顧客に対して、定型文の督促メールを自動で送信できます。

また、在庫数が設定した数値を下回った場合に、担当者へチャットツール（SlackやTeamsなど）で通知を送ることも可能です。

これにより、確認や連絡の抜け漏れを防ぎやすくなるでしょう。

RPAは非定型作業が苦手

RPAは、あらかじめ設定されたルールに従って動作する仕組みのため、決まった手順や基準がない非定型作業には適していません。

業務内容や判断基準がその都度変わる作業では、正しく処理できないことが多いです。

例えば、次のような業務はRPA化が難しい傾向にあります。

RPAを業務に活用する際は、毎回同じ作業が発生する業務を選び、事前に作業手順を整理して標準化することが重要です。

RPAを導入するメリット

RPAを導入することで、次のようなメリットを得られます。

ルーティンワークが自動化されることで、従業員はより価値の高い仕事や成果につながる業務に集中できます。

その結果、社員は仕事のやりがいを実感しやすくなります。

人手不足の解消につながる

RPAを導入することで、人を増やさずに定型業務を処理できるため、人手不足の解消につながります。

少子高齢化によって生産年齢人口が減少する中、多くの企業で人手不足が深刻になっています。

RPAは、定型業務を一人の従業員と同じように自動で処理でき、夜間や休日も稼働可能です。

翌朝には事務作業が完了しているといった運用もできます。

さらに、1台のRPAが複数人分の定型業務を担うことで、採用が難しい状況でも事業の維持や拡大を図りやすくなります。

ヒューマンエラーを減らせる

RPAは決められたルールに従って処理を行うため、ヒューマンエラーの削減に効果的です。

人が行う業務では、どれだけ注意していても、長時間の入力作業や複雑な照合を続けることでミスが起こりやすくなります。

特に、転記ミスや数値の入力違いは、その後の工程に大きな影響を及ぼす可能性がある業務です。

RPAであれば、同じ処理を正確に繰り返せるため、こうしたミスを防ぎやすくなります。

その結果、確認や修正にかかる工数が減り、業務全体のスピードアップにもつながります。

業務の属人化を防げる

RPAを導入することで、特定の担当者に依存した業務を減らし、属人化を防ぎやすくなります。

特定の担当者しか分からない業務は、担当者の退職や休職によって作業が止まるリスクがあるためです。

RPA導入時には、業務手順を整理し、フローとして明確に定義する必要があるため、業務内容の可視化が進みます。

手順がシナリオとしてデジタル化されることで、誰でも同じ作業を再現できるようになり、引き継ぎもスムーズになります。

RPA導入の進め方と注意すべきポイント

RPA導入で注意すべきポイントは、次のとおりです。

RPAを導入する際は、導入前から運用まで、それぞれの段階で意識すべき点があります。

事前に把握しておくことで、導入の失敗リスクを軽減しましょう。

導入前に業務を整理・標準化する

RPAの効果を十分に発揮するためには、導入前に業務手順を整理・標準化しておくことが重要です。

RPAは、あらかじめ決められた手順に従って動作する仕組みです。

業務内容が整理されていない状態では、途中で処理が止まったり、想定外の動きをしたりする原因になります。

例えば、次のような業務はRPA化が難しい傾向があります。

RPA導入前には、業務手順を洗い出し、誰が見ても同じ流れで作業できる状態に整理・標準化しておくことが大切です。

企業規模や運用体制に合ったRPAツールを選定する

RPAツールは、自社の企業規模や運用体制に合ったものを選定することが重要です。

RPAツールには、次のような種類があります。

数人規模の事務作業ならデスクトップ型で十分な場合もありますが、全社で活用する場合は管理機能や拡張性も重要です。

また、現場の社員が自分でロボットを作成・修正したい場合には、プログラミングの知識が不要なノーコードツールがおすすめです。

RPAツールの選定について詳しくはこちら！
RPAツールおすすめランキング！失敗しない選び方も解説【2026年最新】
RPAの種類を徹底解説！サーバー型・デスクトップ型・クラウド型の違いと選び方

外注する場合は、内製化も見据えて判断する

RPAを外注する場合は、将来的な内製化も見据えて判断しましょう。

RPAの導入初期は、専門のコンサルタントや開発会社へ依頼するケースも多くあります。

ただし、すべてを外注に任せてしまうと、業務手順が少し変わるたびに修正依頼が必要となり、コストや時間がかかりやすくなります。

開発段階から自社の担当者が関わり、ロボットの仕組みや処理内容を理解しておくことで、将来的に自社での修正や運用がしやすくなります。

RPAをブラックボックス化させず、社内で把握できる状態を保つことが大切です。

RPA導入における内製化と外注のポイントについて詳しくはこちら
RPAは内製化と外注の使い分けが重要！運用フェーズで失敗しない判断ポイントを解説

小さく導入し、運用しながら改善する

RPAは、最初から大規模に導入するのではなく、小さく始めて運用しながら改善していくことが重要です。

RPA導入でよくある失敗の一つは、いきなり全社的な業務自動化を目指してしまうことです。

対象業務が多すぎると、プロジェクトが長期化し、途中で中断してしまうリスクが高まります。

まずは「毎日30分かかる単純な転記作業」など、効果が分かりやすく、失敗しても影響が少ない業務から始めるのがおすすめです。

小さくスタートし、運用しながら改善を重ねることで、RPAを社内に定着させやすくなります。

RPA導入が向いている企業・向いていない企業

RPAは、多くの企業で活用の余地があります。

ただし、すべての業務に向いているわけではなく、効果が出るかどうかは業務内容や運用体制によって変わります。

代表的な判断目安は、以下のとおりです。

	RPA導入が向いている	RPA導入が向いていない
業務内容	定型業務が多く、作業手順が決まっている	業務内容が頻繁に変わり、人による判断が多い
業務量	同じ作業が定期的に発生する	単発業務が多い
運用体制	担当者を決めて運用・改善できる	運用するリソースが不足している
企業規模	中小〜大企業	小規模で業務量が少ない

特に経理・総務・人事などのバックオフィス業務を抱えている企業では、定型作業が多く、RPAの効果を実感しやすいでしょう。

中小企業でも始められるRPAの活用方法についてはこちら
中小企業でも始められるRPAの活用方法｜必要な社内リソースや導入ステップを解説

RPA「FULLTIME」を導入して月60時間の業務を削減した事例

サプリやスキンケア、飲料などを展開する株式会社テキトウ様では、オンラインショップ運営における売上・広告費などの集計に多くの時間を要していました。

RPA導入のきっかけは、担当者ごとに業務を分担する体制の中で、集計作業が属人化し、作業負荷が高まっていたからです。

そこでRPAを導入し、次の業務を自動化しました。

その結果、月あたり50〜60時間もの業務削減を達成しました。

また、これまで集計作業にかけていた時間を数値分析や施策検討といった付加価値の高い業務に振り分けられるようになりました。

さらに、以前は週1回だった集計更新が毎日自動で行われるようになり、今では常に最新の数値をもとにPDCAサイクルを回せる体制が整っています。

RPAは「誰がやっても結果が同じ定型業務」を自動化することで、意思決定スピードの向上にも貢献します。

本事例について詳しくはこちら！
株式会社テキトウ様｜売上・広告費の集計を自動化！月60時間の業務を削減

RPAに関するよくある質問

RPAに関するよく寄せられる質問は、次の2点です。

これらの疑問を理解しておくことで、自社の業務にRPAが必要かどうかの判断や、ツールの選び方に役立ちます。

RPAが意味ないと言われる理由は何ですか？

RPAが「意味ない」と言われる背景には、主に次の3つの理由があります。

これらは、「RPAを導入したものの、期待した効果が得られなかった」ケースで起こりやすい問題です。

その結果、「RPAは意味がない」という評価につながることがあります。

しかし、RPA自体が無意味というわけではありません。

適切な業務を選び、継続して運用・改善できる体制を作れば、RPAは十分に効果を発揮します。

RPAの導入が上手くいかない理由について詳しくはこちら
RPAは意味がない？導入が上手くいかない理由と見直しのポイントを徹底解説

三大RPAツールとは何ですか？

一般的に「三大RPAツール」と呼ばれるのは、次の3つです。

これらのツールはRPA市場が拡大し始めた初期から普及し、現在も多くの企業で導入されています。

なお、RPAツールを選ぶ際は、自社の業務内容や運用体制に合っているかどうかをよく確認した上で選定することが重要です。

自社の業務内容と運用体制を踏まえてRPA導入を検討しよう

RPAは、人がPC上で行っている定型作業を自動化できるツールです。

RPAを導入することで、次のような効果が期待できます。

しかし、業務の手順が整理されていない場合や、人による判断が多く必要な業務では、想定した効果が得られない場合もあります。

そのため、RPAを導入する際は、自社の業務内容や運用体制に合っているかを見極めた上で検討することが大切です。

まずは自社の業務内容や手順を見直し、どの業務がRPA化に適しているかを考えてみてください。

なお、弊社では業務プロセスの見直しから、RPAの導入・運用まで幅広くサポートしています。

自社業務にRPAを導入した際のイメージや、どのような効果が期待できるかについて詳しく知りたい方は、お気軽にご相談ください。

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