事務作業を効率化する方法とは?現場目線で実践できる改善ステップとおすすめツール

「事務作業を効率化したい」「残業を減らしたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。

特に中小企業のバックオフィス業務では、限られた人員で多岐にわたる事務作業をこなす必要があり、非効率なプロセスや属人化に悩まされがちです。

業務の見直しをしたいと思っていても、どこから手をつけるべきかの判断が難しく、なかなか一歩を踏み出せない方も多いはず。

この記事では、事務作業の効率化するための基本ステップや導入しやすいツールを現場目線で分かりやすくご紹介します。

さらに、実際に事務作業の効率化に成功した事例も詳しく解説します。

無理なく取り組める内容ばかりのため、業務効率を上げて、チーム全体の生産性と働きやすさを高めましょう。

事務作業を効率化する必要性とメリット

事務作業の効率化は、優先度高く取り組むべき重要な課題です。

非効率なままでは業務の停滞や人材の疲弊を招き、企業全体の生産性にも悪影響を及ぼします。

効率化が遅れている現場では、具体的に以下のような問題につながることが多いです。

一方、業務を効率化することで、以下のようなメリットが得られます。

たとえば、請求書作成を手作業から自動化ツールに切り替えるだけでも、月末の作業時間が数時間単位で削減できるケースもあります。

小さな改善でも大きな効果を生むのが事務作業の効率化です。

事務作業効率化の基本ステップ

以下では、初心者でも簡単に実践できる効率化に向けたステップを紹介します。

事務作業を効率化するには、計画的に段階を踏んで取り組むことが大切です。

効率化が進まない場合、まずはステップを確認して、どこから手をつけるべきかを明確にしましょう。

①業務の可視化と把握

事務作業を効率化するためには、まず「見える化」が必要です。

業務内容や頻度を把握することで、最適な改善策が見つかります。

具体的に可視化する項目の例は以下の通りです。

たとえば、毎日同じ内容のメールを送っている場合、テンプレート化で一度作成すれば繰り返し利用でき、時間を大幅に削減可能です。

また、複数人が同じ資料を別々に作成している場合も、共有テンプレートを作成することで効率化できます。

②課題の洗い出しと優先順位の決定

業務の可視化ができたら、次は「どこに無駄があるか」を見つけ、優先順位を決めましょう。

時間がかかる・人手が必要・ミスが多い作業から取り組むのがおすすめです。

たとえば、毎回手入力しているエクセルのデータ管理がある場合、自動化ツールで効率化できます。

また、定期的な請求書の発行や受発注業務も自動化の対象です。

どれも日常的に行われる業務ですが、自動化に向いています。

③改善策の実行

課題が明確になったら、実行可能な改善策を導入しましょう。

大切なのは、完璧を目指さず「現実的に続けられる方法」で改善策を実行することです。

大きな改革を一度に行うのではなく、小さな改善を積み重ねていくことが成功のカギとなります。

たとえば、勤怠管理のシステムを紙からクラウドツールに切り替えるだけでも、月初の集計作業が簡素化され、時間短縮が期待できます。

一見小さな変更でも、積み重なることで大きな効率化効果を生むでしょう。

④改善結果の振り返り

改善策を実行したあとは、成果を定量・定性の両面から確認しましょう。

具体的に以下のような点を確認することで、継続的な改善が可能となります。

改善は一度で完了するものではなく、継続的に行うことが重要です。

定期的に振り返り、必要に応じて調整を加えることで、さらに効率化が進みます。

事務作業を効率化する方法

以下では、実際に試しやすい事務作業効率化の方法をいくつか紹介します。

事務作業を効率化するためには、すぐに実行可能な手段から始めることが重要です。

特に効果が早く実感できる方法を選ぶことで、効率化のモチベーションも維持しやすくなります。

テンプレート化・マニュアル整備

作業のテンプレート化とマニュアル整備は、事務作業の効率化において効果的で手軽に取り組めます。

以下のような業務をテンプレート化することで、毎回ゼロから作成する手間を省けます。

また、業務手順をマニュアル化することで、新人や他部署のメンバーがスムーズに作業を進められるようになります。

手順が決まっていれば、誰でも同じ品質の作業が再現できるため、属人化を防ぐことも可能です。

タスク管理ツールの導入

チームで業務を進めている場合は、タスク管理ツールを導入すると、作業の進捗や抜け漏れを防ぎやすくなります。

特に毎週の報告書作成や会議資料の準備などの業務は、チェックリスト化するだけで負担が軽減するでしょう。

タスクの状況がリアルタイムで分かるツールを使えば、チーム内の連携がスムーズになります。

自動化ツール（RPAやAI）の活用

繰り返し行う業務は、自動化ツールを導入することで効率化でき、時間の節約と人件費の削減が可能です。

中でも以下のような業務は、自動化の対象になります。

たとえば、弊社のRPAツールを使用すれば、パソコン上のクリックや入力などの手作業を自動化できます。

パソコン上の定型操作をそのまま自動化できるため、専門知識がなくても現場で活用しやすい点が魅力です。

導入後のサポート体制も整っておりますので、気になる方はぜひお気軽にご相談ください。

アウトソーシングの活用

人手不足や専門知識が必要な業務は、外部の専門業者に委託することもひとつの選択肢です。

特に以下のような専門的な知識が必要な業務は、信頼できる業者に委託することで、内部リソースを効率よく活用できます。

これにより、社内のリソースを重要な業務に集中でき、作業の負担を軽減できます。

どの業務を社内で行い、どの業務を外部に任せるかを明確に切り分けることで、効率的に運営しましょう。

おすすめの事務作業効率化ツール【目的別】

以下では、目的別におすすめの事務作業効率化ツールの特徴をご紹介します。

効率化に取り組む中で「どのツールを導入すれば良いのか分からない」と悩む方も多いはずです。

自社の業務内容や課題に合ったツール選びの参考にしてください。

全業種向けクラウド管理ツール

クラウド型ツールは、業務の内容に関わらず柔軟に使えるため、どの業種にも適しています。

アクセスや共有も簡単なので、業務の可視化や効率化に役立つでしょう。

操作が簡単で、ITリテラシーが低い職場でも導入しやすいため、ぜひ活用してみてください。

経理・請求系の業務自動化ツール

繰り返し作業や入力作業の多い経理や請求業務は、専用ツールでの自動化がおすすめです。

特にバックオフィス業務が多い企業では役立つ場面が多いでしょう。

ECや在庫管理に強い専門特化型ツール

ECサイト運営や在庫管理の業務が多い企業には、在庫管理や受注処理を効率化するための専門的なツールが役立ちます。

特に物流や在庫管理がネックになっている企業にとっては、大きな効率化が期待できます。

また、FULLTIMEでも出荷業務や受注処理などの繰り返し作業を自動化できるRPAツールを提供しています。

RPAロボットを導入し、人的ミスの削減と大幅な時間短縮を実現しましょう。

無料で始められるシンプルツール

費用をかけずに始めたい方は、無料プランがあるシンプルなツールから導入してみましょう。

無料で使用できるプランは、業務の効率化を低コストでスタートできる点が魅力です。

予算に限りがある場合や、まずは小さく効率化を始めたい場合にぴったりです。

事務作業の効率化に成功した事例

以下では、実際に事務作業の効率化に成功した企業の事例をご紹介します。

導入の成果や変化を具体的に知ることで、自社で取り組む際のイメージを描きやすくなります。

「本当に効率化ってできるの？」「導入しても成果が出なかったらどうしよう…」そんな不安を持つ方は、ぜひご覧ください。

90%の業務削減で片手間業務から脱却した例

最幸の化粧品を通じて 女性の肌悩みを解消し、美しく輝きある未来をお約束する株式会社未来様の成功事例をご紹介します。

少人数で運営している中、お客様対応が最優先となるため事務作業が後回しになり、残業が長引くという課題を抱えていました。

そこで弊社のRPAロボットを導入し、作業を自動化したところ、90%の業務削減を実現しています。

これまでは時間をとりにくかった新しい施策の検討にも時間が使えるようになり、片手間作業からの脱却に成功した事例です。

その他、さらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
株式会社未来様 | 片手間業務からの脱却。ロボット導入で90%の業務削減を実現！

メール対応を自動化し作業時間を50%カットした例

遺伝子検査や腸内フローラ検査等、次世代ヘルスケア検査サービスを提供するキャンピングカー株式会社様が運営しているDr.ヘルスケアラボ様の成功事例をご紹介します。

RPAロボット導入前は、問い合わせメールの確認・返信がスタッフの負担になっていました。

そこで問い合わせメールを自動処理するRPAロボットを導入したところ、作業時間を50％カットすることに成功しています。

スタッフの負担軽減と、より迅速で安定した顧客対応を両立することができた事例です。

時間のかかるメール対応を自動化したことで、業務全体のスピードアップにもつながっています。

その他、さらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
キャンピングカー株式会社様 | メール対応を自動化して、作業時間を50%カット！業務効率化とコスト削減を両立

事務作業の効率化に失敗しないためのポイント

事務作業の効率化で失敗しないためには、以下のポイントを意識しましょう。

多くの業務を同時に効率化しようとすると、現場が混乱して逆に作業負担が増えることもあります。

まずは負担の大きい単純作業や定型業務から着手し、徐々に範囲を広げるのが成功のコツです。

便利なツールであっても自社の業務フローに合わなければ、かえって非効率になるため、操作が簡単ですぐに使えるものから導入しましょう。

また導入後にマニュアルを整備したり、担当者を明確にすることで、現場への定着が進みます。

特に現場スタッフが「使いやすい」と感じられる工夫を意識しましょう。

事務作業の効率化で価値のある時間を生みましょう

事務作業の効率化は、「ただ作業を減らすこと」が目的ではありません。

 本来の目的は、より価値のある時間を生み出すことです。

煩雑なルーティンワークを減らすことで、以下のような本来やるべき仕事にリソースを割けるようになります。

その第一歩として、簡単に始められるRPAツールの導入がおすすめです。

FULLTIMEのRPAツールは、専門知識がなくても業務の自動化を始められます。

作業に追われる毎日から抜け出し、 本当に価値のある仕事に集中できる環境をつくっていきましょう。