業務効率化の成功事例 | 企業が実践した改善アイデアと効果を徹底解説
業務効率化を進めたいと考えても、「どの作業を改善すればいいか分からない」「業務が特定の担当者に依存し、属人化している」と悩む企業は少なくありません。
効率化の必要性は感じていても、具体的な手順や効果的な方法が見えず、なかなか一歩を踏み出せないケースも多いでしょう。
そんな中、実際に成果を出している企業の成功事例を知ることは、自社での改善策を考える上で非常に有効です。
本記事では、企業が実際に取り組んだ業務効率化のアイデアとその効果を具体的に紹介します。
事例を参考にすることで、自社でも再現できる改善のヒントや実践ポイントをつかめるでしょう。
効率化の取り組みをイメージしながら、まずは小さな改善から始めるきっかけとして、ぜひ読み進めてみてください。
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定型作業や繰り返し業務を自動化することで、作業時間を削減し、ミスの防止や業務標準化にもつながります。
日々のEC業務に追われ、分析や改善に時間を割けない企業におすすめです。
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業務効率化の成功事例【企業別】
以下では、真似できる具体的な業務効率化の成功事例を紹介します。
これらの企業は、導入した施策で労働時間削減や業務の質向上を実現しています。
読み進めることで、自社で試すべき改善アイデアや失敗を避けるポイントが見えてくるはずです。
「手作業が多くて属人化している」「クレームやミスが増えている」と悩む現場マネージャーやDX推進担当者はぜひ参考にしてください。
ロボットによる業務自動化 | 三井住友海上火災保険株式会社
三井住友海上火災保険株式会社は、働き方改革の推進にあたり、以下を活用して定型業務の自動化を進めました。
- RPA（ロボットによる業務自動化）
- Excel VBA
その結果、1,200時間／月（14.4万時間／年）の労働時間削減という大きな成果を上げています。
また人材育成面でもキャリアマネジメントを推進し、社員に必要なプログラムを提供するなど、全社的に働き方改革を支えました。
この取り組みが成功した背景には、以下の3点が考えられます。
- トップダウンでの明確な方針決定
- ロボットを使いこなすための運用ルールの作成
- スキル教育の整備
現場にRPAを導入しても、使い続けられなければ効果は出ません。
メンテナンスやエラー対応まで含めた仕組みづくりが、長期的な成果につながったと言えるでしょう。
自社で取り組む際は、定型的で繰り返しの多い業務を洗い出し、少数から自動化を試すのが有効です。
効果を数値で確認した上で、徐々に対象範囲を広げていくことで、効率化を実現できます。
※参考：厚生労働省
データ管理による時間外労働の削減 | 株式会社ミスズ工業
株式会社ミスズ工業は、残業時間の削減を目的に従業員一人ひとりの労働時間を1分単位で可視化し、グラフで管理する取り組みを行いました。
2015年には月平均17.2時間だった時間外労働が、2020年度には月平均5時間にまで減少。
さらに、全従業員を対象にフレックスタイム制を導入し、柔軟な働き方を実現しています。
残業の「見える化」は、従業員に自分の働き方を振り返らせる効果があり、チームとしても業務の無駄やボトルネックを特定しやすくなります。
そこにフレックスタイム制度を組み合わせることで、効率と柔軟性の両立を達成したのが成功のポイントです。
実際に取り組む際は、まずは勤怠データを可視化し、残業の要因を分析することから始めましょう。
従業員の納得感を得るためにも、監視のためではなく「働きやすさ向上のため」というメッセージをしっかり伝えることが重要です。
※参考：厚生労働省
オフィス環境の整備による業務効率化 | 株式会社ブリヂストン
株式会社ブリヂストンは、従業員の働きやすさと業務効率の向上を目的に、オフィス環境の整備を進めています。
単純に会議室の増設を行うのではなく、目的に応じて空間を設計している点が特徴的です。
目的の例
- 立ったまま短時間で話す
- 2人だけで集まる
- 客先とオンラインで打ち合わせる
さらに、スタッフ部門で所定労働時間を8時間から7時間30分へ短縮するなど、時間の使い方にも踏み込んだ改革を実施しました。
この取り組みは、物理的な環境改善と業務ルールの見直しをセットで進めたことが成功要因と考えられます。
単なる設備投資にとどまらず、短時間会議を誘導する仕組みを用意することで、従業員が自然と効率的に働けるようになっています。
小規模な企業でも、会議時間のルールを設けたり、小さな打ち合わせスペースを設置したりといった工夫で十分に再現可能です。
環境整備は、行動変容につながる設計として導入しましょう。
※参考：厚生労働省
マニュアル化の徹底による残業時間の削減 | 株式会社唐沢農機サービス
株式会社唐沢農機サービスは、属人化していた業務をマニュアル化することで、効率化と残業時間削減を実現しました。
コミュニケーションセンターでは、従業員が誰でも同じ情報を把握できるようにマニュアルを整備。
結果として、月平均残業時間は2019年の約20時間から、2021年には約8時間まで減少しました。
マニュアル化によって誰でも同じように対応できる状態をつくることは、顧客対応のスピードアップにつながります。
また、新入社員の教育期間も短縮できるため、人材育成の観点からも大きな効果を発揮しました。
ただし、マニュアルは作って終わりではなく、定期的な更新とフィードバックが不可欠です。
現場の実務に合わせて生きたマニュアルにしていくことで、属人化を防ぎ、長期的な効果を維持できます。
※参考：厚生労働省
ITツールの活用による業務効率化 | 東日本電信電話株式会社（NTT東日本）
NTT東日本は「Value Working」という全社的な働き方改革を推進し、以下の取り組みを行いました。
- モバイルワークや在宅勤務
- Web会議の活用
- 会議のペーパーレス化
トライアルの結果、在宅勤務を実施した社員の約8割が「職場と同等以上の効率で働けた」と回答し、時間外労働も13％減少しています。
この取り組みの特徴は、会議の進め方や働き方のルールを同時に整備した点です。
評価制度や管理職の意識改革も合わせて進めたことで、ツールが活用される環境が整いました。
在宅勤務やリモートワークを導入する企業では、まずは一部部署で試験導入を行い、その効果を数値と社員の声の両面で確認するのがおすすめです。
セキュリティや評価制度も並行して整備すると、スムーズな定着につながります。
※参考：厚生労働省
成功事例に共通する業務効率化のポイント
企業の成功事例を見ても、「自社でどう活かすか」が分からなければ意味がありません。
ここでは、複数の事例に共通する業務効率化のポイントを整理します。
それぞれのポイントを意識して小さく試し、効果を測定しながら改善を進めましょう。
業務の自動化
業務の自動化は、定型作業や繰り返し業務に対して特に効果的です。
三井住友海上火災保険の事例では、RPAやExcel VBAを活用して月1,200時間もの労働時間を削減しました。
自動化のポイントは「まず小さく試す」ことです。
以下のフローで進めることで、効率化の成果を着実に積み上げられます。
取り組む場合のフロー
- 業務フローを洗い出す
- 手作業が多い部分や属人化している作業を特定する
- RPAやマクロなどのツールを導入する
- 少人数でのパイロット運用を開始する
- 効果を数字で可視化した上で対象範囲を広げる
また、導入後も運用ルールやメンテナンス体制を整えることが重要です。
自動化は「人とシステムが連携する仕組み」として運用することで、長期的な成果につながります。
データベースの一元管理
データの一元管理は、情報の見える化と業務効率化に直結します。
株式会社ミスズ工業の事例では、個人ごとの残業データをグラフ化し、1分単位で管理することで時間外労働を削減しました。
自社で実施する場合は、まず既存データを集約し、誰もがアクセスできる形に整備します。
これにより、進捗状況や課題をリアルタイムで確認でき、業務の無駄やボトルネックを早期に発見できるでしょう。
また分析結果をもとにフレックスタイムやシフト調整など、具体的な改善策を組み合わせることで、効率化だけでなく働きやすさの向上にもつながります。
単にデータを集めるだけでなく、活用して行動に結びつけることが重要です。
マニュアルの活用
属人化した業務を標準化するためには、マニュアルの整備が不可欠です。
株式会社唐沢農機サービスの事例では、情報共有とマニュアル化を徹底したことで、残業時間を削減し、対応のスピードと正確性を向上させました。
実践する場合は、まず業務手順を整理し、誰が対応しても同じ結果が出せるように文書化します。
マニュアルは更新とフィードバックを定期的に行うことで、生きた資料にすることが重要です。
マニュアル化は単なる書類作成ではなく、属人化を防ぎ、教育や引き継ぎの効率化にもつながる施策です。
現場の意見を反映させながら改善していくことで、長期的な業務効率化を支える基盤になります。
部署・職種別の業務効率化アイデア
業務効率化は全社共通のテーマですが、職種ごとに課題や取り組むべきポイントは異なります。
ここでは、各部門で取り入れやすい効率化のアイデアをご紹介します。
各部署で共通して言えるのは、仕事の本質に集中できる環境を整えることです。
自動化やデータ管理、マニュアル化などの施策を組み合わせることで、業務効率化は着実に成果につながります。
経理・財務部門
経理・財務部門では、請求書処理・経費精算・帳簿管理など、定型作業が多く発生します。
これらの業務は自動化やツール活用で効率化しやすい領域です。
効率化の例
- RPAを活用して請求書や仕訳データの入力を自動化する
- 経費精算や伝票管理をクラウドサービスで一元化する
RPAを活用することで、ミスを減らし、月末や期末の業務負荷を軽減できます。
さらに一元化によって、データの検索や共有がスムーズになり、監査対応も容易になります。
自動化とデータ一元管理を組み合わせることで、作業時間を削減しつつ、情報の正確性も確保できるのがポイントです。
人事・労務部門
人事・労務部門は、採用・勤怠管理・給与計算・研修運営など、多岐にわたる業務を扱います。
これらの業務を効率化するには、業務プロセスの標準化とマニュアル化が有効です。
効率化の例
- 入社手続きや給与計算フローを文書化する
- 勤怠管理やシフト管理をクラウド化する
文書化したものをツールやシステムと連携させるさせることで、属人化を防ぎ、作業ミスや問い合わせ対応の負荷を減らせます。
また、クラウド化することでデータ集計や承認フローを自動化できるため、従業員からの問い合わせ対応や労務データ集計にかかる時間を削減可能です。
人事部門は正確さと迅速さが求められるため、業務プロセスの見える化と自動化の両立が効率化につながるでしょう。
営業・マーケティング部門
営業・マーケティング部門では、案件管理・顧客対応・提案資料作成・キャンペーン運営など、情報量の多い業務が中心です。
効率化のポイントは、データベースの一元管理とツール活用です。
効率化の例
- 顧客情報や商談履歴をCRMで一元管理する
- 広告運用や分析を自動化する
- 定型的なメール送信や報告書作成をテンプレートや自動化ツールで補助する
一元管理することで、重複対応や情報探しの手間を削減できます。
さらに、自動化によってキャンペーン効果の測定と改善を迅速に行えます。
営業・マーケティングはスピードと情報の鮮度が重要なため、これらを組み合わせることで、業務効率と成果の両方を向上できるでしょう。
業務効率化に失敗しないためのポイント
業務効率化は成功すれば大きな成果を生みますが、失敗すると現場の混乱や不満を招く可能性があります。
以下では、失敗を避けるためのポイントをご紹介します。
これらを意識することで、業務効率化の失敗リスクを極力抑えられるため、自社での実践にあたる判断材料として活用してください。
現状の課題把握とゴール設定の徹底
まずは現状の課題を正確に把握することが重要です。
何を改善すべきかが曖昧なまま施策を導入してしまうと、失敗する可能性が高まります。
業務フローを可視化し、手作業や属人化の箇所、時間やコストの無駄がどこにあるかを明確にしましょう。
同時に、効率化のゴールを定量的に設定することも大切です。
以下のように具体的な数値目標を決めることで、施策の成果を評価でき、改善策の優先順位も明確になります。
- 残業時間を○％削減する
- 作業時間を○時間短縮する
業務効率化の成功確率を高めるためにも、現状把握とゴール設定を徹底しましょう。
トライアル導入によるリスクの軽減
まずは一部の部署や業務でトライアル導入を行いましょう。
全社導入をいきなり進めると、思わぬトラブルや社員の反発が生じることがあるためです。
トライアルではRPAやITツール、業務プロセス改善の効果を限定的に確認し、問題点や改善点を洗い出します。
この段階でのフィードバックをもとに施策を修正することで、全社展開時の失敗リスクを抑えられます。
効率化施策を成功させるためにも、小さく始め、効果を確認しながら広げていきましょう。
社員の納得感を得た上での導入
効率化するには現場の社員が納得し、自発的に行動することが不可欠です。
ツールや制度を導入するだけでは成果につながりません。
施策の目的や期待される効果を丁寧に説明し、現場の意見を反映しましょう。
また、操作方法や運用ルールの教育を行うことで、誰でもスムーズに活用できる環境を整えることも重要です。
社員が「自分たちのための施策」と感じられることが、長期的な定着と効果の継続に直結します。
業務効率化に成功するならRPAの導入がおすすめ
業務効率化を本格的に進めるなら、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入が有効です。
特にEC業務では、定型的なパソコン作業やルーティンワークが多く発生し、人の手で行うには時間や労力がかかります。
RPAを活用することで、以下のような成果が期待できます。
- 作業時間の削減
- ミスの防止
- 業務効率の向上
導入にあたって重要なのは、業務フローの整理から自動化後の運用まで、伴走型で支援してくれるサービスを選ぶことです。
これにより、効果を最大化しつつ現場の負担を抑えられます。
EC業務の自動化には「FULLTIME」
FULLTIMEでは、EC通販運営に特化したRPAツールの導入支援を行っています。
日々発生するパソコン作業を効率化することに強みがあり、以下のような判断が不要で繰り返し発生する業務の自動化が得意です。
- 受注処理
- 在庫管理
- データ入力
- 定型レポート作成
業務の洗い出しから実働後の運用まで伴走するため、導入初心者でも安心して活用いただけます。
EC運営において定期的に発生する作業をRPAに任せることで、スタッフはより付加価値の高い業務に集中できるでしょう。
まずはご相談のみでも受け付けておりますので、気になる方はぜひ一度お問い合わせください。
＼お気軽にご相談ください／
RPA導入による業務効率化の成功事例
EC業務の効率化にRPAの導入が有効であることは、さまざまな企業の事例からも明らかです。
以下では、実際に弊社が導入支援を行い、成果を上げた3社の事例をご紹介します。
共通して言えるのは、時間の節約・ミスの削減・新たな施策の実施余力確保が可能になることです。
各社の取り組みや得られた効果を確認し、ぜひ自社導入の参考にしてください。
株式会社テキトウ | 自動化により月60時間を削減
4名という少数精鋭でECサイトを運営していた株式会社テキトウでは、担当領域が異なる業務間での理解が難しくなり、情報の共有や数値確認に時間がかかっていました。
そこで、弊社では以下5つの集計ロボットを導入しました。
- 継続率、残存率集計ロボット
- 売上集計ロボット
- 広告集計ロボット
- 解約集計ロボット
- 代引き配送結果集計・リスト更新ロボット
導入の結果、数値の確認や分析が今まで以上に細かく深く行えるようになり、平均すると月間で50〜60時間の業務時間削減に成功。
タイムリーな数値確認が可能になったことで、PDCAを迅速に回せる環境が整いました。
また、今後の運用について検討する時間も確保できるようになり、業務の質と戦略検討の両立が可能になっています。
ECH株式会社 | ロボット導入による施策の幅の拡大
ECH株式会社では、手動で対応しなければいけない処理が多く、処理件数の増加により対応漏れやミスが発生することが課題でした。
しかし、同梱処理ロボットを導入したことで、1日あたり約4時間の業務時間削減に成功。
業務が自動化されたことで、従来は手が回らなかった施策にも取り組めるようになり、業務の幅が広がりました。
人手での作業に限界があった環境でも、RPAによって効率化と新たな施策実施の両立が可能になった点が大きな成果です。
チュラコス株式会社 | 自動化により約50%の送料削減
チュラコス株式会社では、定期商品とアップセル商品がそれぞれ別送される状況で、積み重なる発送コストが課題でした。
少数精鋭で運営していたため、一つの作業に長時間を割くことが難しい状態でした。
RPAを導入した結果、年間約1,200万円、約50％もの送料削減を実現。
今まで手が届かなかった業務まで対応可能になり、業務効率化とコスト削減の両面で大きな効果を得ています。
少人数で運営する企業にとって、RPAは時間とコストを同時に削減できる強力なツールであることが分かる事例です。
業務効率化が企業にもたらすメリット
業務効率化は単に作業時間を減らすだけでなく、企業全体にさまざまなメリットをもたらします。
ここでは、特に注目すべき3つの効果を整理します。
これらの効果を意識して施策を検討することで、組織全体の生産性と働きやすさを同時に向上させることが可能です。
コスト削減
業務効率化により、人手による作業の時間やミスを削減できるため、人的コストやミスによる損失を抑えることが可能です。
例えば定型的なデータ入力や集計業務を自動化することで、従業員が行う作業量を減らし、余剰工数を削減できます。
また、作業の重複や無駄な手順を排除することで、運用コストの低減にもつながります。
結果として、企業は同じ人員でより多くの業務を処理でき、コストパフォーマンスを向上させられるでしょう。
業務時間の短縮
効率化により業務プロセスがスムーズになると、作業時間を短縮できます。
例えば、手作業で行っていた集計や報告作業を自動化すれば、従来数時間かかっていた作業が数分で完了することもあります。
これにより、従業員は単純作業に費やす時間を削減でき、以下のようなより付加価値の高い業務に集中することが可能です。
- 新しい企画の考案や分析
- 改善活動
時間の有効活用は業務効率だけでなく、組織全体の生産性向上にも直結します。
社員の満足度向上
業務効率化は社員の働きやすさや満足度の向上にもつながります。
定型作業や単純作業が減ることで、社員はより創造的で価値のある業務に集中できるため、達成感やモチベーションが高まりやすいです。
また、効率化による残業時間の削減やフレックスタイムの活用など、ワーク・ライフ・バランスの改善にも寄与します。
社員の満足度が向上すれば、離職率の低下や組織の安定性にもつながるでしょう。
成功事例を参考に自社に合った業務効率化を進めよう
業務効率化は単なるコスト削減だけでなく、社員のモチベーション向上や事業の成長といった幅広い効果をもたらします。
まず重要なのは、自社の課題を正確に把握することです。
業務フローを整理し、時間のかかる作業や属人化している業務を特定した上で、改善対象を選びましょう。
いきなり全社で大規模な効率化を目指すのではなく、小さな改善から始めることが重要です。
成果を実感しながら改善を積み重ね、徐々に組織全体に展開することができます。
また、RPAの導入はこうした小規模改善を効果的に後押しします。
定型的な作業やルーティンワークを自動化することで、より付加価値の高い業務に集中でき、PDCAサイクルも迅速に回せるようになるでしょう。
成功事例を参考に、自社の業務に合わせた自動化の活用を検討してみてください。
＼RPAが気になる方はこちら／
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