【2022年最新！】事務業務から営業活動まで業務効率化！RPA活用事例を解説！

2022 1/29

2022.01.29

近年、労働人口の減少に伴い、RPAを導入する企業が増えています。RPAとは「Robotics Process　Automation」の略語で、ヒトがパソコンを使って行う定型作業をソフトウェアロボットに代替させることによって自動化を実現するITツールです。

RPAは経理や総務などで多く活用されるイメージがあると思います。しかし、営業やECサイトの運営などにも積極的に活用されはじめており、業務効率化が実現されている状況です。

そこで今回は、さまざまな業種におけるRPAの活用事例を紹介します。RPAの導入を検討している企業の担当者様は必見です。

RPA活用事例を解説①事務業務

事務作業はRPAで自動化できるものが多く、活用範囲が非常に広いです。RPAの得意分野である、事務作業を効率化した事例を紹介します。

データ入力や照合作業の自動化

事務作業の筆頭ともいえるデータ入力や照合作業は、RPAで自動化することが可能です。例えば、取引先から送られてきたメールの情報を会社の機関システムへ入力する作業や、会社のデータベースなどの情報をExcelなどへ記載する作業などであれば、RPAで自動化できるでしょう。

入力や照合作業といった単調な作業を人手で長時間実施すると、ヒューマンエラーが発生する可能性が高くなります。また、少子高齢化で労働力不足が課題の日本企業において、単純作業に多くのリソースを割くのは非常にもったいないことだといえるでしょう。

単純作業をRPAで自動化することで、作業品質や速度が向上するだけでなく、空いたスタッフのリソースをコア業務にアサインできるようになる点がメリットです。

アナログな書類の中身をシステムへ転記する作業を自動化

RPAとOCRを組み合わせることで、手書きやFAXなどの書類の中身をシステムへ転記する作業を自動化できます。「OCR」とは「Optical Character Recognition：光学式文字認識」の略語で、手書きや印刷の文字をカメラやスキャナなどで読み取ることで、デジタルの文字へ変換できるITツールです。

FAXや手書きの書類が多い現場では、スタッフが書類の内容を読み取って、システムへ手入力する作業が行われます。目視による人手の作業は、時間がかかる上にヒューマンエラーの発生率が高い点がデメリットです。しかし、RPAとOCRを組み合わせて転記作業を自動化できれば、工数を削減しつつ正確な作業が実現できるでしょう。

また、最近はAIを活用したAI-OCRが主流になっており、機械学習によって手書き文字の認識率がどんどん向上しています。

RPA活用事例を解説②経理業務

ミスが許されない経理部門は、正確かつ早く作業が実施できるRPAが有効活用できる現場です。RPAで業務効率化することによって、作業品質の向上はもちろん「ミスがあってはいけない」というスタッフの精神的なケアにもつながるでしょう。経理業務におけるRPAの活用事例を紹介します。

請求書の作成作業を自動化

請求書の作成をRPAで自動化することで、大幅な工数削減につながります。例えば、会社の基幹システムから取引先のデータを参照して、ExcelやWordなどで作った請求書のひな型へ自動入力することが可能です。また、作成した請求書を、定型文によるメールを作成して自動送信することもできます。

経理部門は月末、月初に多くの業務が集中するため、スタッフによっては「月末、月初は残業、休日出勤は当たり前……」という方もいるでしょう。しかし、RPAを導入して請求書の作成や送信作業を自動化できれば、業務量を平準化しスタッフの負荷を下げられます。また、ソフトウェアロボットが作業を行うRPAは、正確な作業が行えるためヒューマンエラーの抑制につながるだけでなく、スタッフが働けない深夜や週末でも問題なく稼働できますので、業務を前倒しで実施できる点がメリットです。

経費精算の確認作業を自動化

出張費や交際費といった、スタッフの経費精算を確認する作業も、RPAの導入で自動化が可能です。例えば、交通費の経費精算を実施する際には、経理部門のスタッフがWebサイトでもっともコストが安くなる路線を検索し、計上された路線と費用を照合する必要があります。複数の外出がある場合は、その分すべてを確認しなくてはいけないため、経理スタッフの負担は非常に大きいです。

しかし、RPAを導入すれば、Webサイトとスタッフが申請した書類の内容を自動で突合できますので、人手による作業に比べ早く正確に実施できます。また、もっとも安いルートになっていない場合は、申請したスタッフへ自動でアラートを出す仕組みの構築もできるでしょう。特に大きな会社はスタッフ数が多いため、RPAで経費確認作業を自動化するインパクトはかなり大きいと思われます。

RPA活用事例を解説③営業業務

営業部門においても営業事務などのバックオフィス業務においては、多くの作業をRPAで自動化できるでしょう。また、営業マンが抱える事務作業を自動化して、コア業務である営業活動に集中できる時間を増やすこともRPAの導入メリットです。営業業務におけるRPAの活用事例を紹介します。

データ収集作業の自動化

RPAを活用すれば、Webサイトや社内のシステムなどから必要なデータを自動収集することが可能です。営業マンは価値の高い提案を顧客に実施するために、日々多くの情報を収集しなくてはいけません。取引先や競合の情報、業界のトレンドなど、収集しなくてはいけない情報は非常にたくさんあります。しかし、収集に時間がかかるため、コア業務である営業時間に割く時間が減ってしまう点が課題といえるでしょう。

RPAの中にはスクレイピングと呼ばれる、Webサイトから特定の情報を自動で収集してくれる機能があります。また、収集された情報は編集、加工できる状態になっており、提案資料へ反映しやすい点もメリットです。

市場の変化が早く、業界のトレンドの移り変わりが早いので、顧客へ価値のある提案を実施するためには情報収集が欠かせません。そのため、RPAを有効活用することで、コア業務の精度を高められる点は、営業マンにとって大きなメリットだといえます。

提案書やレポート作成の効率化

特定のフォーマットとRPAによる自動入力などを活用することで、提案書やレポート作成の効率化を実現できます。提案書のひな型を作成し、取引先に応じた変動部分のデータをスクレイピングで収集して自動反映させることで、工数を大幅に削減できるでしょう。また、日報や定例会用のレポートなどについても、必要なデータをシステムから自動抽出して資料に反映させられますので、ほぼ工数をかけずに作成できます。

もちろん、資料を完全に仕上げるのはRPAだけでは困難かもしれませんが、ベースになる部分を自動作成し仕上げの確認や加筆を行うだけでよくなるため、業務効率化につながり営業活動にかけられる時間が増やせるでしょう。

RPA活用事例を解説④ECサイト・Webサイト

ECサイト・Webサイトを運営する企業でもRPAの導入が進んでいます。ECサイトでは多くの商品を扱っており、日々顧客からの注文がたくさん入るため、在庫確認やメールの返信などを自動化することで生産性が向上するでしょう。また、Webサイトの運営に関しても、多くの更新業務が発生するため、作業を自動化できる部分を増やすことで業務効率化につなげられます。

ECサイトにおける在庫管理業務の自動化

ECサイトの在庫管理業務をRPAで自動化することが可能です。例えば、顧客から注文が入ったときなどに、RPAが在庫管理用のシステムを確認し、欠品があった場合はメーカーなどにメールを送信して自動注文する仕組みを構築できます。また、営業マンや管理担当者にもアラートを出す仕組みを作ることで、全社的な在庫情報の共有も実現するでしょう。

せっかく顧客から注文が入っても欠品だった場合には、機会損出につながってしまいます。しかし、RPAを活用して在庫管理業務を自動化できれば、適正な在庫状態を維持できるため、売上向上を実現できるでしょう。

Webサイトの効果測定データの抽出を自動化

WebサイトのPVやCVなどの情報を抽出し、レポートなどにする作業もRPAで自動化できます。Webサイトを運営するスタッフは定期的に効果測定を実施し、サイトやコンテンツの改善を行わなくてはいけません。また、事業結果のレポートを定例報告会で発表しなくてはならないため、データ収集や分析に多くの時間が必要な点が課題です。

しかし、RPAを活用し、PVやCVなどのデータを管理サイトから抽出し、Excelなどを使って集計して表やグラフを作る作業を自動化できれば、大幅な工数削減につながるでしょう。データ収集と集計、資料作成を自動化できれば、分析や企画などに多くの工数を割けるようになるので、生産性の向上が実現します。

なお、EC業界におけるRPAの導入事例については、以下の記事で詳しく紹介しているので参考にしてみてください。

【2022年最新！】RPAで工数を削減！EC業界での活用ポイントや導入事例を解説！