【担当者必見】ECサイトにおける「受注処理」とは？流れや効率化する方法、注意点を徹底解説！

受注処理とは、顧客から注文を受け、出荷・納品するまでの一連の業務です。受注処理の業務は多岐にわたり、企業の成長に大きな影響を与えるため、正確で円滑な業務遂行が求められます。

本記事では、ECサイトにおける「受注処理」の概要や処理の流れ、受注処理を効率化する方法について解説します。また、受注処理を自動化・システム化する際の注意点についても解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ECサイトにおける「受注処理」とは？

ECサイトにおける「受注処理」とは、顧客からの注文を受け、在庫状況を確認した後、商品の梱包から発送、さらに顧客へ発送完了通知を送るまでの一連の流れを指します。

この受注処理業務自体は、高度な専門性を要求されるわけではありません。しかし、大量の注文やイレギュラー対応などの処理が必要な場合、ミスが生じる可能性があります。

また、与信確認や代金の決済処理、納品書発行といった重要な役割を担っています。そして、問い合わせ対応や未入金の督促、返品・交換対応も含まれているため、受注処理業務は多岐にわたるのです。

受注処理の流れは5ステップ

ECサイトにおける「受注処理」について理解できたところで、次は受注管理の流れについて解説します。主な流れは次の5ステップです。

• ステップ①注文受付
• ステップ②入金確認
• ステップ③配送準備
• ステップ④発送作業
• ステップ⑤売上処理

それぞれについて詳しくみていきましょう。

ステップ①注文受付

顧客からの注文が入ると、その情報は受注データとしてシステムに取り込まれます。実店舗であればPOSシステム、ネットショップの場合には専用の受注システムです。

そして、システムに取り込まれた情報をベースに注文書を生成します。この流れにおいて重要なのは、各店舗や企業が設定する締め切り時間です。

この時間を境に、注文情報は当日分として受け入れられるか、翌日以降の受付処理されるかがかわります。

ステップ②入金確認

商品の注文が確定した後、次は顧客からの支払いを確認する必要があります。支払い方法はさまざまで、銀行振込の場合は、入金日や振込名義、請求金額と振込金額の整合性を確認します。

また、同一名義からの複数注文に対する入金がある場合、一括入金なのか、個別入金かの確認も必要です。

クレジットカード決済の場合は、原則としてカード会社が支払い元となります。クレジットカード利用者は事前に与信審査が行われているため、信頼あるカード会社の場合は、支払いに関して大きな問題は発生しません。

入金が確認できない場合については、未入金の連絡を行うなど、顧客とのコミュニケーションも必要です。この段階での丁寧な対応が、顧客満足度を高め、長期的な取引の基盤を築くことにつながります。

ステップ③配送準備

入金が確認できれば、次の配送のための準備に移ります。ここでは、「ピッキング」という、在庫から顧客が注文した商品を取り出す作業を行います。

この作業を実施する際は、注文書を参考にしつつ、ピッキングした商品に間違いがないかの確認が不可欠です。また、取り出した商品は検品され、傷や汚れ、または不良品がないかチェックします。

商品の取り扱いによっては、自社の在庫だけでなく、外部からの取り寄せが必要となる場合もあります。そのような場合、配送までに時間が長くかかる可能性があるため、迅速な対応が求められるのです。

このステップでの注意深い作業と迅速な対応が、顧客満足度を高めることにつながります。

ステップ④発送作業

発送作業とは、商品の検品から梱包、そして運送業者への引き渡しまでの一連の流れのことです。検品を終えた商品を適切な梱包材で包み、運送中の破損を防ぐことで、顧客が満足する商品受け取りを実現します。

マニュアル化や作業の効率化を図ることで、作業ミスの軽減やスピードアップが期待でき、顧客への迅速な商品配送を可能にします。

ステップ⑤売上処理

売上処理は、商品が顧客に到着したことを確認し、その取引を金額として計上する重要なステップです。売上計上の基準は企業や店舗によって異なり、商品の出荷時点や、顧客の商品受け取りが確認できた時点など、企業や店舗によって異なります。

このタイミングを定める基準を「売上計上基準」と呼びます。

さらに、売上処理の際に重要なのは、商品の提供が確実におこなわれているかどうかです。そのため、売上計上基準には、取引が成立している根拠や証拠としての役割があります。

売上処理が適切に管理されることで、企業の健全な経営が支えられ、顧客との良好な関係が築かれます。

受注処理を効率化する4つの方法

受注管理の流れについて理解できたところで、次は受注処理を効率化する方法について解説します。主な方法は次の4つです。

• 現在の業務フローを見直す
• 代行会社に委託する
• 受注管理システムを導入する
• RPAを導入する

それぞれについて詳しくみていきましょう。

1.現在の業務フローを見直す

受注処理を効率化するには、現在の業務の見直しが鍵となります。1つの注文処理において、無駄な手順を見つけることで、業務の効率化が期待できます。

ミスの多発する作業や社内連携の問題、不必要なチェックや過剰連絡などがないか検討してみてください。これらの問題に対処することで、担当者間の連携が向上し、作業ミスを改善できます。

さらに、業務フローの明確な定義は、将来の業務委託にも適応しやすくなり、企業の柔軟性向上につながります。

2.代行会社に委託する

受注処理を効率化する方法として、代行会社への業務委託は有効な手段の1つです。専門の代行会社は、受注から入金管理までの一連のフローを請け負います。

代行サービスの利用にはコストがかかりますが、重要なのは業務委託によって捻出できる時間の価値です。受注業務を外部委託することで得られる時間は、新商品の開発やマーケティングなどのほかの業務に割り当てられます。

これは、売上の拡大やビジネスの発展につながる活動であり、結果的に、投資としての価値が十分にあるといえます。社内リソースを最適化させることで、事業拡大のチャンスを広げられるのです。

3.受注管理システムを導入する

受注管理システムは、受注から入金処理に至るまでの業務を自動化し、人手を介さないためヒューマンエラーのリスクを軽減できます。また、システム導入によって作業のスピードが向上し、顧客への迅速な対応が可能です。

システムを活用することで、企業は効率的な業務運営を実現し、市場での競争力を高められます。システムの検討や導入は慎重に行うべきですが、正しい選択と運用によって、受注処理の質と効率が大幅に向上します。

4.RPAを導入する

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入により、業務プロセスを自動化することで、作業負担を軽減し、受注処理の効率化を図ります。

RPAのメリットは多岐にわたり、人的ミスの軽減はもちろんのこと、業務のスピードアップも実現できるのです。これによって、納品までの時間短縮が可能になり、適正在庫の維持も容易になります。

ただし、RPA導入の際には、システムの検討や設定は慎重に行い、適切に導入を進める必要があります。

FULLTIMEでは、RPA導入のサポートを行っております。RPAの導入事例や活用方法、運用ポイントなどを知りたい方は、ぜひ一度お問い合わせください。

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受注処理を自動化・システム化する際の注意点

受注処理システムを導入する場合、企業によって適したシステムが異なる点を理解しておく必要があります。検討の段階で、自社の業務フローを正しく理解するようにしましょう。

また、既存システムと連携できるかどうかも慎重に確認しておかなければなりません。もし、導入後に連携できないようなことになれば、別々のシステムを併用する手間が発生します。

つまり、受注処理システムを導入する際は、業務フローを見直し、自社の課題を明確にしましょう。そして、既存システムとの連携を考慮し、最適なシステムを選ぶ必要があります。

ECサイトの受注処理でよくある3つの質問

受注処理を自動化・システム化する際の注意点について理解できたところで、次はECサイトの受注処理でよくある質問について解説します。よくある質問は次の3つです。

• 質問①受注処理が非効率な場合に生じるリスクは？
• 質問②受注処理の作業を短縮する考え方は？
• 質問③受注管理の仕事内容は？

それぞれについて詳しくみていきましょう。

質問①受注処理が非効率な場合に生じるリスクは？

非効率的な処理は、企業にとって多くのリスクをもたらします。主なリスクは以下の通りです。

• コストと手間がかかる

マニュアルでの注文履歴の追跡や処理が求められるため、コストと手間が増大し、ほかの業務へも悪影響をおよぼす結果につながる

• 顧客満足度の低下

受注処理の遅延や、間違った商品が届くなどの問題が起きた場合、顧客からの信頼が無くなり、将来的な取引が期待できなくなる

非効率な処理はこれらのリスクを引き起こす可能性があり、企業にとって無視できない課題といえます。

質問②受注処理の作業を短縮する考え方は？

同梱物の付与やセット販売など、さまざまな施策は競合との差別化を図れますが、受注処理の作業においては、作業時間が増えるばかりか、ミスにつながりやすい懸念があります。

この問題に対処するためには、受注処理の業務を単純化することが重要です。複雑な作業プロセスは避け、作業を標準化することで、作業効率のアップと品質の向上が期待できます。

また、作業を効率化するには、システム導入や外注化も効果があります。いずれも、自社に適した方法で効率化を図るようにしましょう。

質問③受注管理の仕事内容は？

受注管理の主な仕事内容は以下の通りです。

• 見積書の作成
• 契約の締結
• 注文情報の登録
• 在庫確認と納期の連絡
• 受注票と請求書の作成

このように受注管理の仕事内容は多岐にわたります。また、売上や顧客へも影響を与える業務であるため、正確かつ円滑な対応が不可欠です。

まとめ

この記事では、ECサイトにおける「受注処理」の概要や処理の流れ、受注処理を効率化する方法について解説しました。

受注処理の業務は多岐にわたり、企業の成長に大きな影響を与えるため、正確で円滑な業務遂行が求められます。この受注管理を効率的に進行するためには、受注管理システムやRPAの導入が効果的です。

FULLTIMEでは、EC通販に関わる業務を、システム開発を通じて支援している他、RPA導入のサポートも行っております。RPAの導入事例や活用方法、運用ポイントなどを知りたい方は、ぜひ一度お問い合わせください。

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