【EC担当者必見】受注処理とは？流れや失敗事例、効率化の方法を徹底解説！

ECサイトの運営に欠かせない「受注処理」。

顧客からの注文を受けてから、商品の出荷や売上計上までの一連の業務を指します。

正確でスムーズな受注処理は、顧客満足度の向上や業務効率化、ひいては企業の成長にも直結します。

しかし、受注作業は業務範囲が広いため、注文の集中やイレギュラー対応でミスが発生しやすいという課題も起こりがちです。

そこで本記事では、ECサイトにおける受注処理の意味や流れ、よくある失敗例と改善の具体的な方法まで現場目線で分かりやすく解説します。

受注処理を正しく理解し、効率化するヒントを知ることで、現場の負担軽減や顧客満足度向上に役立てましょう。

ECサイトにおける「受注処理」とは？どういう意味？

受注処理とは、顧客からの注文を受け付け、在庫確認や梱包・発送、さらに発送完了の通知までの一連の業務を指します。

単なる作業の流れに見えるかもしれませんが、企業の売上や顧客体験に直結する重要な業務です。

受注処理には、以下のような業務が含まれます。

専門知識がなくても進められる部分もありますが、注文が集中する繁忙期やイレギュラー対応が必要な場合は、ミスが発生しやすくなります。

企業の信頼獲得のためにも、正確さとスピードを両立させることが重要です。

受注管理・受注処理の仕事内容と主な流れ

ECサイトにおける受注処理は、商品を売るだけでなく、顧客に信頼感を与える重要なプロセスです。

主な流れは次の5ステップに分かれます。

受注処理は、注文から商品がお客様に届くまでの一連の業務をいかに正確かつ効率的に進められるかが重要です。

各ステップは売上や顧客満足度に直結するため、細部まで注意しましょう。

①注文受付

顧客から注文が入ると、その情報は以下のシステムに自動的に取り込まれます。

取り込んだ情報を基に注文書を生成し、処理の締め切り時間に合わせて当日分か翌日以降の処理かを振り分けます。

ここでのミスは後工程すべてに影響するため、注文情報の抜け漏れや重複がないかのチェックが欠かせません。

②入金確認

注文を受け付けたら、顧客からの支払い状況を確認します。

銀行振込の場合は、以下の内容をチェックしましょう。

顧客が家族名義や会社名義で振り込むケースもあるため、柔軟な確認が必要です。複数注文の一括入金にも注意しましょう。

なおクレジットカード決済の場合は事前に与信審査が行われるため、通常大きな問題はありません。

しかし、入金が確認できない場合は、未入金の連絡や支払い依頼など顧客とのコミュニケーションも必要です。

この段階での丁寧な対応が顧客満足度を高め、リピーター獲得にもつながります。

③配送準備

入金確認後は、ピッキング作業で在庫から注文商品を取り出します。

商品の型番・数量・カラー違いなどを取り違えないためには、バーコードやシステムを活用した照合が有効です。

また、検品では傷・汚れ・破損の有無を必ずチェックしましょう。

外箱の凹みやラベルの印字ミスも顧客満足度に影響します。

在庫切れの場合は外部からの取り寄せが必要になるため、迅速な調整や代替提案が顧客対応力を左右します。

④発送作業

商品の検品が終わったら梱包し、運送業者に引き渡します。

顧客に安心して商品を受け取ってもらうためにも、丁寧に梱包し、配送中の破損を防ぎましょう。

発送作業の効率化を進めることで、作業ミスの軽減・スピードアップ・人件費削減につながります。

⑤売上処理

商品が顧客に到着したことが確認できたら売上を計上します。

売上計上基準は企業や店舗によって異なり、主に以下のケースがあります。

正確な売上計上は、経営の健全性を支えるだけでなく、顧客との信頼関係を築くうえでも不可欠です。

特に規模が大きくなると売上データは会計や在庫管理と連動するため、システム連携による自動化も視野に入れましょう。

受注業務はつらい？受注処理でよくある課題

受注処理は一見シンプルに見えますが、業務量が多く担当者にとって負担の大きい作業です。

受注処理が効率化されていないと「つらい」と感じやすく、企業にとっても見過ごせない課題です。

非効率な受注処理で起こるリスク

受注処理が効率化されていない場合、企業には以下のようなリスクが生じます。

手作業中心の管理では、注文の追跡や入金確認に多くの時間がかかり、結果として人件費や手間が増大します。

このようなコストの増加は、他の重要業務へのリソース配分にも影響を及ぼしやすいです。

また、注文遅延や誤配送、情報の不一致といったトラブルが発生すると、顧客満足度が低下します。

加えて特定の担当者しか手順を把握していない場合、その人が休暇や退職したときに業務が滞るリスクがあります。

社内の業務効率やチーム運営にも影響を与えかねません。

非効率な受注処理は、業務効率だけでなく顧客満足度や企業の成長にも直結するため、早期の改善が求められます。

受注処理を効率化・改善する方法

「人手不足で業務が回らない」「ミスが多くクレームにつながる」など、受注処理に関する課題は多くの企業に共通しています。

以下では、効率化のために実践できる代表的な方法をご紹介します。

現場の課題に合わせて取り入れることで、作業時間の短縮やミスの削減に役立てましょう。

業務フローの見直し

まず基本となるのは、現在の業務フローを整理することです。

受注処理は、無駄な手順や過剰な確認作業、社内連携の滞りが積み重なることで効率が落ちやすい業務です。

具体的には、次のような点を確認するとよいでしょう。

整理して標準化・マニュアル化することで作業時間を短縮し、担当者が変わっても安定した処理が可能になります。

また受注フローの明確化は、将来的に外注やシステム導入を検討する際にも役立つでしょう。

外注・代行会社の活用

受注処理を効率化する方法として、代行会社への業務委託も有効な手段です。

代行会社では、受注から入金管理、発送準備までの一連の流れを請け負ってくれます。

新商品開発やマーケティングといった売上拡大に直結する業務にリソースを集中できる点がメリットです。

もちろんコストは発生しますが、業務負担の軽減で得られる時間と効果は大きいです。

特に人手不足の企業や、急成長中で社内体制が追いつかない企業にとって有効な選択肢と言えます。

受注管理システムの導入

受注管理システムを導入すると、注文情報や在庫状況を一元管理でき、手作業による入力や照合作業が不要になります。

さらに以下のような自動化機能によって、スピードと正確性を向上させることも可能です。

導入時には、既存システムとの連携や自社の業務フローへの適合性を確認することが重要です。

正しい選択と運用によって、受注処理の質と効率が大幅に向上します。

RPA・自動化の段階的導入

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用すると、定型的な作業を自動化できます。

例えば、以下のような業務が自動化の対象です。

これにより、人的ミスの削減と作業時間の大幅短縮が可能です。

ただし、いきなり全工程を自動化するのではなく、まずは一部のプロセスから段階的に導入しましょう。

システム設定や運用ルールを固めながら進めることで、失敗リスクを抑えられます。

FULLTIMEでは、RPA導入のサポートを行っております。

RPAの導入事例や活用方法、運用ポイントなどを知りたい方は、ぜひ一度お問い合わせください。

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RPAが気になる方は以下の記事も併せてご覧ください。
RPAのメリット・デメリットは？導入事例や成功するポイントを紹介
RPAツールおすすめランキング！失敗しない選び方も解説【2025年最新】

受注処理を効率化するメリット

以下では、受注処理を効率化する代表的な3つのメリットをご紹介します。

企業やEC担当者にとって、さまざまな利点があるためぜひご確認ください。

生産性の向上とコストの削減

受注処理を効率化すると、作業時間の短縮とコストの削減につながります。

業務の標準化やシステム導入により、手作業や二重チェックを減らせるためです。

具体的には、以下のような変化に期待できます。

生産性の向上とコスト削減は、企業の経営効率にも直結する重要な効果と言えるでしょう。

顧客満足度の向上

対応速度や正確性が高まることから、顧客満足度の向上につながります。

具体的には以下のような変化に期待できます。

これにより、顧客の信頼を獲得し、リピーターの増加や長期的な取引の確保も期待できるでしょう。

属人化の解消や働き方の改善

効率化や自動化を進めることで、特定の担当者に依存する属人化を防げます。

システムやRPAで標準化された業務は、誰が担当しても同じ品質で処理が可能です。

さらに、以下のような働き方の改善も期待できます。

結果として、社内全体の働きやすさや生産性向上に貢献するでしょう。

受注処理の改善ポイントを押さえて効率化しよう

受注処理を効率化するには、改善すべきポイントを整理し、段階的に取り組むことが重要です。

まずは、自社の業務フローを正確に把握し、どの工程に時間や手間がかかっているかを明らかにしましょう。

注文受付から発送、売上処理までの各ステップで無駄や重複作業がないか確認してみてください。

次に、改善の方法を具体化します。例えば、以下のようなアプローチが効果的です。

これらを組み合わせることで単に作業を早くするだけでなく、ミスを減らし、顧客満足度や社内の働き方改善にもつながります。

また、改善は一度きりではなく、定期的に業務フローを見直すことが重要です。

市場の変化や注文数の増減、システム更新などに応じて、柔軟に対応できる体制を整えておくと、長期的に安定した受注処理が可能になります。

FULLTIMEでは、EC通販に関わる業務をシステム開発を通じて支援しており、RPA導入のサポートも行っております。

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