RPAシナリオとは？作成方法やコツ、実践ステップをわかりやすく解説
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、定型的な業務を自動化することで、 人的ミスの削減や生産性の向上を実現するツールです。
しかし「RPAを導入したのにうまく動かない」「メンテナンスが大変」という声も少なくありません。
その原因の多くは、 RPAがどのように動くかを決める シナリオ設計の段階にあります。
シナリオはRPAの設計図であり、これをどう作るかで自動化の精度や効果が大きく変わります。
当記事では、 RPAシナリオの基本から作成手順、成功のコツまでをわかりやすく解説します。
「自社でRPAを動かしたい」「今のシナリオを見直したい」という方は、ぜひ参考にしてください。
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RPAとシナリオの関係性とは？
RPAは （Robotic Process Automation） 、パソコン上で人が行う定型作業を自動的に実行するツールです。
たとえば、以下のような日々のルーチン業務をロボットが代わりにこなします。
- Excelの集計やデータ入力
- Webサイトからの情報取得
- メール送信
このとき「どのアプリを開き」「どんな順番で操作するか」を命令として定義するのがシナリオです。
人間でいえば「手順書」や「レシピ」にあたるもので、RPAはこのシナリオに沿って動作します。
そのため、RPAを導入するうえで最も重要なのは「どんな業務を、どんな流れで自動化するか」を明確に設計することです。
曖昧なまま進めると、動かない・止まる・修正できないといったトラブルにつながります。
RPAシナリオが果たす役割
RPAシナリオの役割は、大きく3つあります。
- 業務フローを機械的に再現すること
- 業務の標準化を進めること
- 継続的な改善の基盤になること
クリックやコピー、入力といった操作を順序立てて再現することで、再現性の高い業務自動化を実現できます。
シナリオを作成する過程で手作業に潜むムダや属人化が可視化されるため、業務の見直しにもつながるでしょう。
また、一度作ったシナリオは終わりではなく、業務変更やシステム更新に合わせて改善する必要があります。
改善できる仕組みを前提に設計することで、長期的な業務効率化を実現可能です。
RPAシナリオの種類 | 簡易型と開発型の違い
RPAシナリオには、大きく分けて以下の2種類があります。
どちらも業務を自動化する点は同じですが、操作方法や自由度、開発スキルの必要性が異なります。
それぞれの特徴を理解しておくと、目的や現場のリソースに合ったRPAを選びやすくなるでしょう。
簡易型の特徴
簡易型は、プログラミングの知識がなくても使えるRPAです。
画面操作を記録したり、マウスやキーボードの動きをそのまま再現したりと、直感的にシナリオを作成できます。
多くのツールでは「レコーディング機能」が備わっており、実際に人が操作した手順を自動的に記録してくれます。
そのため、現場担当者自身が業務を自動化できる点が最大のメリットです。
ただし、簡易型は操作画面の変更やアプリ更新に弱く、動作が不安定になりやすいという課題もあります。
また、複数アプリをまたぐような複雑な業務には向いていません。
日常的な単純作業を自動化する「スモールスタート」に適しています。
開発型の特徴
開発型はプログラミング知識を前提とした高機能タイプです。
システム連携や例外処理、条件分岐などを細かく設定でき、より安定した業務自動化が可能になります。
このタイプは、情報システム部門やRPA専門チームが設計・実装を行うケースが一般的です。
そのぶん開発工数や運用コストはかかりますが、大規模業務や全社レベルでの展開には向いています。
また、開発型RPAはAPI連携やデータベース操作にも対応しており、他システムとの連携を前提とした設計がしやすいのも特徴です。
RPAシナリオを簡単に作る方法
RPAを導入しても、シナリオ作成が難しいと感じる企業は少なくありません。
しかし最近のRPAツールでは、ノーコードで直感的にシナリオを組み立てられる仕組みが整っています。
以下では、 誰でもすぐに使える2つの方法を紹介します。
RPAツールが提供する機能をうまく使えば、専門知識がなくてもシナリオを作ることは可能です。
最初から完璧を目指すよりも、まず動かしてみることで、現場に合った形に少しずつ改善していきましょう。
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レコーディング機能を活用する
レコーディング機能は、人がパソコンを操作した手順をツールが自動で記録し、シナリオ化してくれる機能です。
たとえば、以下のような作業はレコーディング機能で簡単に自動化できます。
- Excelデータを開いて特定のセルをコピーし、別のシートに貼り付ける
- Webサイトから情報を検索し、結果をファイルに保存する
- メールを特定条件で自動送信する
操作を記録するだけでシナリオを生成できるため、専門知識がなくても導入直後から活用しやすいのがメリットです。
ただし、操作手順が複雑な場合や入力画面が頻繁に変わる業務では、修正が多くなることもあります。
レコーディングで作成したシナリオは、そのまま使うのではなく定期的に見直すことが安定稼働のポイントです。
サンプルテンプレートを活用する
RPAツールが提供している「サンプルテンプレート」を利用するのも手段の一つです。
多くのツールでは、 請求書発行や勤怠データ集計などの代表的な業務を想定したテンプレートをあらかじめ用意しています。
テンプレートを使うことで、ゼロからシナリオを設計する手間を削減できます。
たとえば「請求書データの自動入力テンプレート」を使えば、項目を少し変更するだけで自社向けに応用可能です。
また、テンプレートは業務の構造を学ぶ教材としても有効で、RPA担当者のスキルアップにも役立ちます。
慣れないうちは、既存テンプレートをベースに小さく始めるのがおすすめです。
操作が簡単・サポートが充実したRPAを選ぶ
社内・外注でどこまでプログラミングに対応できるかもRPAを選ぶ上で重要です。
簡易型のRPAの場合、難しいプログラミングは不要なので高度な技能は基本的に必要ありません。
ただし簡易型は自動化ができる業務に限りがあるため、自動化したい業務をこなせるかを事前に確認することが大切です。
一方開発型はプログラミングは必要になるとはいえ、直感的・視覚的に簡単に操作できるものもあります。
まずはお試しでの利用をしてみて、社内で有効に運用できるかを確認しましょう。
RPAシナリオを作成する基本ステップ
RPAシナリオの完成度は、設計段階でほぼ決まるといっても過言ではありません。
いきなり作り始めるのではなく、業務を理解した上で手順を整理し、設計意図を明確にすることが重要です。
以下では、実務で押さえるべき5つのステップを紹介します。
RPAシナリオは、設計から運用まで一貫して見える化・共有・検証を意識することが重要です。
このプロセスを踏むことで、現場に根づく自動化が実現できます。
①自動化する業務を可視化する
最初に行うべきは、「どの業務を自動化すべきか」を見極めることです。
以下のような定型的でルール化できる業務を洗い出しましょう。
- Excel集計
- 請求書処理
- データ転記
業務全体を俯瞰し、「担当者・作業頻度・所要時間」を整理すると、優先順位をつけやすくなります。
この段階で、自動化しない方がよい業務（判断を伴う業務や頻繁に内容が変わる業務）を明確にすることも重要です。
②作業手順を見直し最適化する
自動化の対象が決まったら、手作業の手順を細かく分解します。
ここで多い失敗は、「現状のまま自動化しようとする」ことです。
人の操作には無駄や例外対応が含まれていることが多く、そのままシナリオ化すると不具合の原因になります。
作業手順をフローチャート化しながら、「この操作は本当に必要か？」「もっとシンプルにできないか？」を確認しましょう。
自動化は、今の業務をそのまま機械に任せるのではなく、業務を整理・改善するチャンスでもあります。
③シナリオの方針を決める
可視化と作業の見直しが完了したら、自動化する業務のシナリオ方針を決めます。
たとえば、以下の認識を関係者間ですり合わせておくと、実装後のトラブルを防止できます。
- どのツール・機能を使うか
- どの範囲まで自動化するか
- エラー発生時の対応方針をどうするか
特に業務部門と情報システム部門の連携が重要です。
④シナリオの設計書を作る
シナリオの方針が決まったら、次はシナリオの設計図を作りましょう。
まずは業務の手順に従って、箇条書きでExcelやスプレッドシートに書き出してください。
シナリオは後から見た時に誰でも業務の流れが見て分かるようにするのが理想です。
過不足ないかを確認しつつ、シナリオを書き出しましょう。
⑤シナリオの内容を精査する
さらに書いたシナリオを以下のようにして精査していきます。
- 不要な手順を削除
- イレギュラーへの対応を明記
- 再現性があるか確認
まずはシナリオの不要な手順は削除しましょう。
無駄な手順を増やすとエラーやミスによって余計な工数がかかってしまうリスクがあります。
またシナリオ実行中に発生する恐れのあるイレギュラー対応も重要です。
例えば本来の手順と異なる事例が起きた際に管理者にアラートで確認の通知を行うように、シナリオを分岐させてください。
いずれにおいても誰が実行しても作業に再現性が保たれるように、シナリオ設計書を整えることが重要です。
⑥シナリオを実装・テストする
方針が固まったら、実際にRPAツール上でシナリオを作成します。
まずは限定的なデータやテスト環境で試しながら、エラーや処理漏れを確認・修正していきましょう。
テスト時は、1回だけでなく「入力値を変えた複数パターン」で試すのがポイントです。
また、動作テストは一般的に次の4ステップで行われます。
| ①単体テスト | 細かい処理の動作テスト |
| ②結合テスト | シナリオ全体で正しく動作するか確認するテスト |
| ③本番データテスト | 実データを投入本番さながらに行うテスト |
| ④耐久テスト | 処理するデータ量を増やして、長時間動作しても問題ないか確認するテスト |
耐久テストでは、実際の業務よりも2～3倍程度のデータを使用してテストするのが一般的です。
実際の運用に近い環境で検証することで、本番稼働後の安定性が高まります。
⑦稼働後のメンテナンスを設計する
RPAは導入して終わりではありません。
システム更新やUI変更、業務ルールの見直しなどにより、定期的なメンテナンスが必須です。
稼働前に「誰が、どのタイミングでメンテナンスを行うのか」を決めておきましょう。
また、更新履歴を残したり、担当者が変わっても引き継げるようにドキュメント化することも大切です。
こうした体制づくりが、RPAを長く活かせる仕組みとなります。
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RPAシナリオを作成するコツ
RPAシナリオの品質を左右するのは、「どれだけ現場を理解した設計ができているか」です。
以下では、シナリオ作成をスムーズに進めるためのコツを紹介します。
高度な技術よりも、チーム全体で共通認識を持ち、運用しやすい形にすることが重要です。
チーム全体で情報を共有し、改善を繰り返せる仕組みにしていきましょう。
目的を明確にし、関係者で共有する
まず大切なのは、何のために自動化するのかを明確にすることです。
単に人手を減らすためではなく、ミスの防止・スピード向上・属人化の解消など、具体的な目的を定めましょう。
その目的をチーム全体で共有しておくことで、仕様変更や判断に一貫性が生まれます。
特に複数部門が関わる業務では、最初の目的共有が後々の混乱を防ぎます。
現場担当者を中心に設計する
RPAシナリオは、実際に業務を行っている現場担当者の視点で設計することが重要です。
現場を知らない人が設計すると、想定外の例外処理や細かな操作を見落とすリスクがあります。
設計段階から担当者を巻き込み、「実際にどんな操作をしているか」「どこで手間取っているか」をヒアリングしましょう。
現場と開発側が協働することで、使われ続けるRPAシナリオが生まれます。
複数名で業務フローを可視化する
業務フローは一人ではなく、複数人で確認・可視化することがポイントです。
一人の理解に頼ると、例外パターンや抜け漏れが発生しやすくなります。
ホワイトボードや業務フローツールを活用し、関係者で「この作業の前後に何があるか」を洗い出しましょう。
チームで見える化することで、シナリオの品質と再現性が大幅に向上します。
スモールスタートから始める
まずは一部の業務から小さく始め、運用や効果を確認しながら範囲を広げていくことをおすすめします。
RPA導入時の典型的な失敗は、最初から大規模な自動化を目指すことです。
小さな成功体験を積むことで、社内の理解と協力も得やすくなります。
シナリオ作成に慣れてきたら、徐々に他業務への展開を検討しましょう。
例外処理を最初に設計しておく
シナリオ作成時には例外処理を先に設計しておくことが大切です。
たとえば、 データが存在しない場合やネットワークが切断された場合を想定し、以下のような仕組みを組み込んでおきましょう。
- エラー時に通知を送る
- 処理を一時停止して再実行できるようにする
自動化のトラブルの多くは、「想定外のケース」によって発生するため、仕組んでおくことで運用負荷を下げられます。
属人化を防ぐための運用ルールを作る
RPAシナリオは、以下のような内容を文書化し、チーム全体で共有しておくことが大切です。
- シナリオの命名規則
- 更新履歴
- エラー対応ルール
一人の担当者だけが理解している状態になると、ブラックボックス化のリスクが高まります。
担当者が異動・退職した途端に運用が止まるケースも珍しくありません。
特定の人しか操作できない仕組みは避け、誰でも運用できる設計を意識しましょう。
費用対効果が高い業務から自動化する
RPAツールの導入にはコストがかかるため、自動化によってどれだけ費用対効果を高められるかを確認することも重要です。
以下に当てはまる業務を優先的に自動化しましょう。
- 難易度の高くない業務
- イレギュラーが起こりにくい業務
- 作業時間や人件費がかかっている業務
自動化の難易度が高い業務や人的コストがかかっていない業務の自動化を進めると、むしろコストがかかってしまったり業務の効率化に繋がらない可能性があります。
上記ポイントを念頭に、費用対効果を期待できる業務を選定して自動化を進めてください。
RPAシナリオ運用時の注意点と失敗例
RPAの導入は、シナリオを作成して自動化できたら終わりではありません。
むしろ本当の課題は、稼働後の運用フェーズで現れます。
以下では、多くの企業で共通して見られる失敗パターンと、その原因・対策を具体的に解説します。
運用中の改善と共有体制の整備が、RPAシナリオの成功を左右します。
最初から効果を求めすぎない
RPAを導入した企業の多くが「導入直後から大幅な工数削減を実現できる」と期待します。
しかし、実際にはシナリオの微調整や例外対応など、安定稼働までに一定の期間が必要です。
特に初期フェーズでは、以下のような課題が発生しやすく、思ったように効果が出ないケースが少なくありません。
- 自動化できる業務の粒度を誤っている（処理が複雑すぎる）
- 業務データの形式が統一されていない
- 想定外のエラーで停止しやすい
対策としては、「PoC（概念実証）」として小さな成功を積み重ねることが重要です。
たとえば請求書処理やデータ入力など、業務ルールが明確な部分からスモールスタートし、成功パターンを社内で共有してから範囲を広げることで、失敗を最小限に抑えられます。
属人化によるブラックボックス化を避ける
RPA運用の大きな落とし穴が属人化とブラックボックス化です。
「シナリオを作った人しか動作ロジックを理解していない」という状態になると、担当者の異動や退職時にシナリオのメンテナンスが止まり、結果的に運用コストが増大します。
対策としては、以下のような基本ルールを運用ルールとして文書化することが有効です。
- 設計段階からコメント・変数名をわかりやすく統一する
- 変更履歴・修正版のバックアップを必ず残す
- 社内でレビュー・承認フローを設ける
さらに、RPAツールの標準機能（シナリオ比較・差分管理・ロール管理）を活用すれば、誰がどの箇所を修正したかを追跡でき、トラブル発生時の対応もスムーズになります。
ツール更新・環境変更への対応を忘れない
RPAシナリオは、ツールや業務環境の変更に影響を受けやすい点にも注意が必要です。
以下のような、ちょっとした更新がトリガーでシナリオが動作しなくなることがあります。
- UI（ユーザーインターフェース）の変更
- バージョンアップ
- 社内ネットワークの改修
これを防ぐには、以下のような仕組みづくりが重要です。
- 定期的にRPAツールのアップデート情報をチェックする
- 業務環境の変更時には事前テスト環境で動作確認を行う
- 変更検知を自動通知するスクリプトを組み込む
また、RPA保守担当を明確に設定し、ツール側のサポート窓口と連携しておくことで、トラブル発生時の一次対応スピードも大きく向上します。
RPAシナリオに関してよくある質問
以下では、導入担当者が押さえておきたい代表的な疑問を解説します。
シナリオ作成を外部に委託する場合の費用相場は？
RPAシナリオの作成を外部に依頼する場合の費用は、業務の複雑度・対象システム・使用ツールによって大きく変動します。
以下のような価格帯が一般的な目安です。
- Excelやブラウザ操作のような単純自動化：10〜30万円前後
- 複数システムを連携させる中規模案件：50〜100万円前後
- API連携やOCR処理などを組み込む高度な案件：100万円以上
ただし、RPA導入では「単発の開発費」だけでなく、運用保守・シナリオ改修・ライセンス費用も含めて総合的に見積もることが重要です。
外部委託を成功させるためのポイントは、次の3つです。
- 業務要件を明確化して依頼する
- 外部に属人化させない契約設計を行う
- 内製化とのハイブリッド運用を検討する
特に「ハイブリッド型」は、コスト削減とノウハウ蓄積を両立できる方法として多くの企業で採用されています。
RPAに向いていない業務はある？
RPAは「繰り返し作業を正確に行う」ことを得意としますが、すべての業務に適しているわけではありません。
向いていない業務には、以下のような特徴があります。
- 判断や例外処理が頻発する業務
- 入力情報が非定型でフォーマットが揃っていない
- 頻繁に業務フローが変わる領域
これらの業務を無理にRPAで自動化しようとすると、エラー対応や再設定の手間が増え、自動化のための人手が逆に必要になってしまうこともあります。
一方で、RPAが真価を発揮するのは以下のような業務です。
| ルールが明確で繰り返しが多い業務 | データ転記、請求書処理、在庫更新など |
| 定期的に発生する事務作業 | システム間のデータ移行やレポート作成など |
| 操作手順が固定されているタスク | Webサイトからの情報収集や入力など |
このような業務から順に導入すれば、成果を早期に実感でき、現場の信頼も得やすくなります。
RPAシナリオは「完璧」よりも改善できる仕組みにしよう
RPAのシナリオは、初期段階で完璧な自動化を目指すよりも、運用しながら少しずつ改善していく方が成功につながります。
現場の業務は常に変化しており、ツールの仕様変更や担当者の異動など、想定外の出来事が起こるのが現実です。
そのため、最初から100点のシナリオを作るよりも、改善を前提とした設計が重要です。
また、運用体制を整えることで属人化を防ぎ、長期的に安定した自動化を維持できます。
RPAの効果を最大化するには、シナリオを育てていく意識が欠かせません。
＼ RPAに関する疑問を解消 ／
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