【初心者向け】RPAとマクロの違いは5つ｜向いている業務や比較ポイントを徹底解説！

業務効率化のための自動化ツールとして「RPA」が注目されています。しかし「RPAはただのマクロではないのか」といった疑問を持つケースも少なくありません。そこで、本記事では、RPAとExcelマクロの違いやそれぞれの向いている業務について解説します。また、RPAとマクロで迷う場合の比較ポイントも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

RPAとマクロの違いは5つ

RPAとマクロの違いとして次の5つが挙げられます。

• 自動化できる業務領域
• 処理できるデータ量
• プログラミングの知識
• 導入・運営にかかるコスト
• 他システムとの連携

いずれもこれから導入するにあたり欠かせない要素ばかりです。それぞれの詳しい内容について解説します。

1.自動化できる業務領域

RPAとマクロでは、自動化における「業務領域」に違いがあります。マクロは、主にExcel上の作業を自動化するものです。また、VBAはMicrosoft社のアプリケーションの範囲内（Access・Word・PowerPointなど）の作業も自動化できます。

一方、RPAはMicrosoft社のアプリケーションはもちろんのこと、さまざまなアプリやシステムと連携できます。操作を記録するだけでなく、特定の操作も定義でき、広範囲の作業を自動化することが可能です。

たとえば「Webサイトからのデータダウンロード」「Excel上でのグラフ作成」「データをチャットツールを通じて送付する」といった複数のアプリケーションを横断する作業もRPAを利用すれば自動化できます。

2.処理できるデータ量

マクロはPC上で動作するため、データの処理能力は使用するパソコンのスペックに強く依存します。そのため、一度に大量のデータを処理しようとすると、パソコンのスペックが低いと動作が遅くなるケースもあり、場合によってはフリーズする場合もあります。

一方、RPAはその形態によって処理できるデータ量が変化します。デスクトップ型のツールであれば、マクロと同様にPCでのスペックに左右されます。しかし、サーバーやクラウド型であればPCのスペックに制約されず、膨大なデータも高速で処理することが可能です。

3.プログラミングの知識

RPAとマクロの違いとして、プログラミング知識が必要かどうかも挙げられます。Excelマクロでは、基本的な作業ならば「マクロの記録」機能を用いることで、プログラミングの知識は不要です。しかし、より複雑な処理を自動化する場合は、プログラミング言語である「VBA」の理解が欠かせません。

一方、RPAはプログラミングの知識を基本的に必要としません。テンプレートを活用したり、クリックやドラッグのような簡単な操作を加えたりすることで自動化できます。

ただしRPAの場合も「より複雑な作業を自動化する」や「自社でトラブルやメンテナンスに対応する」といった際は、プログラミング知識があったほうが良いといえます。

4.導入・運営にかかるコスト

Excelは多くの企業で既に導入されており、マクロはExcelの機能の一部として利用可能です。そのため、自社でマクロを開発する際には追加費用は発生しません。また、VBAの開発を専門業者に依頼する場合は「数万円〜100万円程度」が必要になるケースもあります。

一方、RPAの導入にはさまざまツールが存在し、それぞれにコストが発生します。有料ツールでは「100万円程度」のものから、月額で「数万円」で利用できるものまで、導入形態や利用可能な機能により価格が異なります。

そのため、RPAの導入を検討する際は、効果とコストのバランスを事前に計算し、適切な予算の見積もりをすることをおすすめします。

5.他システムとの連携

マクロはMicrosoft社のアプリケーションのみと連携可能です。一方、RPAはMicrosoft社のアプリケーションはもちろん、そのほかのWebアプリケーションと連携できます。

そのため、社内に存在するさまざまなベンダーのシステムを横断して、有人操作が必要な作業を自動化したい場合はRPAの方が適しています。データベース連携やAPI連携、ファイル連携の機能を活用することで、工数の大幅な削減と効率的な作業を実現可能です。

RPAとマクロのそれぞれ向いている業務内容

RPAとマクロの違いについて理解できたところで、次はそれぞれ向いている業務内容を紹介します。

RPAに向いている業務

RPAは、繰り返し同じ手順で行うルーチンワークを含む業務に向いています。たとえば、データ入力やファイルの移動、電子メール送信といった業務です。

さらには、生産管理システムと販売管理システムなど複数のシステム間で大量のデータを収集したり、変換・移動したりといった業務にも最適です。複数のシステム間での大量データの定型作業の自動化を目指す場合、RPAの導入は非常におすすめです。

マクロに向いている業務

マクロは、Microsoft社のアプリケーションやInternetExplorerを用いた業務の自動化に適しています。しかし、Webサイトやアプリを介すような複雑な処理は得意ではありません。

主にExcelなどの表計算ソフトウェアにおいて数式や関数、フィルタリング、並べ替えといった特定のファイル形式やデータ形式に合わせた処理の自動化に向いています。また、データ集計やメール送信の自動化、Officeソフトをまたいだ業務の自動化などにも最適です。

導入コストを抑え、プログラミングに精通する人がいる場合は、業務の自動化のためにマクロを検討する価値があります。

RPAとマクロで迷う場合の比較ポイントは4つ

RPAとマクロで迷う場合の比較ポイントとして、次の4つが挙げられます。

• 自動化したいシステム・アプリケーションの種類
• 自動化したい業務のボリューム
• 社内におけるITリテラシー
• 導入後のサポート体制

ポイントごとの詳しい内容について解説します。

1.自動化したいシステム・アプリケーションの種類

自動化する業務がMicrosoft社のアプリケーションに限定される場合は、コスト面・親和性のいずれの観点からもマクロやVBAをおすすめします。

しかし、さまざまな種類のシステムやアプリケーションと横断的に自動化を検討している場合、RPAの利用を検討するべきです。RPAとマクロで迷う場合は、業務の内容や範囲を考慮して最適なツールを選ぶことが重要です。

2.自動化したい業務のボリューム

マクロやVBAは主にパソコン上で稼働します。そのため、データ量がパソコンの能力を超えると処理の遅さが目立ち、効率が悪くなる可能性があります。

一方、RPAは多くがサーバーやクラウドでの動作が可能です。サーバーやクラウドは、膨大なデータ処理を前提として設計されており、多くのデータでも迅速に取り扱うことができます。

よって、RPAとマクロで迷う場合は、自動化したい業務のボリュームを事前に確認するためにも、業務の棚卸しが必要となります。

3. 社内におけるITリテラシー

マクロの運用には、一定のプログラミングスキルや知識が必要です。そのため、何らかのトラブルが発生した際に素早く対応するためにも、選任のスタッフやベンターの存在が欠かせません。

一方、RPAであれば簡単に動作を録画することで自動でスクリプトを生成するツールも存在します。さらに、トラブル発生時もサービス提供元のカスタマーサポートに問い合わせることでサポートを受けられるのが一般的です。

よって、RPAとマクロで迷う場合は社内におけるITリテラシーを確認し、その判断基準をもって選択する必要があります。

4.導入後のサポート体制

RPAとマクロで迷う場合は、サポート体制についても比較してみましょう。たとえば、Microsoft365（Microsoft製品のセットにOfficeも含まれる）は、年中無休かつ24時間体制の電話・オンラインサポートを受けることができます。

一方、RPAにおける導入後のサポート体制はツールによって様々です。英語サポートのみやFAQ限定のものから、フルサポートのヘルプデスクやスクリプト作成を代行するサービスまで存在します。

問題やトラブルが起きた時、どれほどのサポートが望ましいのかを社内で事前に検討したうえで選択してみてください。

参考：ビジネス向け Microsoft 365 のサポートを受ける

まとめ

今回はRPAとマクロの違いや向いている業務、比較すべきポイントを解説しました。RPAとマクロはいずれも業務効率化のための強力なツールです。

RPAは特に大量のデータ処理や専門知識が必要な場面での利用が推奨されます。一方で、マクロは特定の業務を簡易に自動化する際に有効です。

業務内容やデータ量、コストをもとに、RPAとマクロを上手く使い分けることが求められます。なお、RPAの導入を検討しているものの、どのように運用・活用してよいのか分からない場合は、ぜひFULL TIMEにご相談ください。

FULLTIMEでは、EC通販に関わる業務を、システム開発を通じて支援している他、RPA導入のサポートも行っております。RPAの導入事例や活用方法、運用ポイントなどを知りたい方は、ぜひ一度お問い合わせください。

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