RPAフリーソフトのメリット・デメリットは？有料版との違いは？

人手不足の改善や働き方改革に向けた業務効率化が企業の重要課題となっている中、注目を浴びているのが「RPA」です。

多くの場合、利用されているのは有料のRPAソフトですが、導入・運用コストがかからず無料で利用できるRPAフリーソフトもあります。

そこで、本記事ではRPAフリーソフトのメリット・デメリットや有料版との違いなどについて紹介します。

RPAのフリーソフトとは何か？

RPAフリーソフトとは、無料で導入・運用できるRPAツールです。ソフトをダウンロード・インストールして、すぐに利用できます。

無料で利用できるなどのメリットがある一方、無料であるがゆえのデメリットもあるため、利用する際は注意が必要です。

RPAフリーソフトのメリットは？

RPAフリーソフトのメリットとして次の3つが挙げられます。

• すぐに利用開始できる
• 自社に合うツールを探せる
• 導入にかかるコストを抑えやすい

それぞれ詳しくみていきましょう。

すぐに利用開始できる

有料のRPAソフトだとテストを行うだけでもRPAの提供企業とコミュニケーションを取らなければならないため、すぐに利用開始できません。

しかし、フリーソフトであればダウンロード・インストールすればすぐに利用開始できるものがほとんどです。コミュニケーションの手間を省き、自社ペースで利用できます。

自社に合うツールを探せる

RPAを導入する際のポイントとして挙げられるのが「スモールスタート」です。スモールスタートとは、小規模から導入し、ツールとの相性や運用方法を確かめながら、徐々に適用範囲を広げる導入方法です。

しかし、有料ソフトの場合は高額な導入コストがかかるため、トライアル感覚で導入しにくいといったデメリットがあります。トライアル期間を設けられているソフトもありますが、トライアル期間だけでは自社と相性がよいかしっかりと確認できません。

フリーソフトであれば、コスト面を気にせずにスモールスタートができるため、じっくりと確認でき、自社に合うツールを探せます。

導入にかかるコストを抑えやすい

有料ソフトの場合、導入コストだけでも数十万～数千万円程度かかります。そのため、コスト面が障壁となり、導入できないという企業は少なくありません。

RPAフリーソフトは導入コストがかからないため、有料ソフトと比較すると圧倒的にコストを抑えられます。コストを理由に導入が進まない場合、はじめにフリーソフトを導入し、どれくらいの効果があるのか確かめているとよいです。

RPAフリーソフトのデメリットは？

RPAフリーソフトのデメリットとして次の3つが挙げられます。

• 時間や機能に制限がある
• 導入や運用に関するサポートがない
• 複雑な操作には対応していない

それぞれ詳しくみていきましょう。

時間や機能に制限がある

完全無料で利用できるフリーソフトがある一方、はじめから機能制限があるものや期間が過ぎると機能が制限されてしまうものもあります。

これらは有料ソフトを導入する前のトライアル版に過ぎません。有料ソフトへの切り替えを検討していない場合は、完全フリーソフトを使用した方がよいです。

導入や運用に関するサポートがない

RPAフリーソフトは有料ソフトと違って、導入や運用に関するサポートがありません。また、海外のRPAソフトだと、日本語マニュアルが用意されていない場合もあります。

自社内にITに強い人材がいない場合は注意が必要です。

複雑な操作には対応していない

RPAフリーソフトはシンプルな機能になっているものが多いため、複雑な操作に対応していません。また、複数のロボットを使用した大規模な運用を行えない場合もあります。

したがって、RPAを導入する場合はコスト面だけでなく、必要な機能が備わっているかどうかなども確認する必要があります。

有料版のRPAツールを利用したほうが良い事例とは？導入費用についても解説！

実際の事例をもとに有料版のRPAツールを利用したほうが良い事例について解説します。ここで紹介する事例は次の4つです。

• 株式会社テキトウ様
• ECH株式会社様
• 株式会社HRC様
• 株式会社クロコス様

それぞれ詳しくみていきましょう。

導入事例1.株式会社テキトウ様

株式会社テキトウ様はオンラインショップでの集計業務に5つのRPAロボットを導入しています。ロボットによる業務自動化によって、月平均で50～60時間の削減につながった他、毎日データ集計できるようになったことでタイムリーな数値を確認できるようになりました。

RPAフリーソフトの場合、複数のロボット稼働ができない場合もあります。複数のロボットが必要な場合は、複雑な操作などにも対応している有料版のRPAツールの方がよいという典型的な事例です。

参考：株式会社テキトウ様｜売上・広告費の集計を自動化！月60時間の業務を削減 | FULLTIME | EC事業者のためのRPA

導入事例2.ECH株式会社様

ECH株式会社様はやりたい施策があるにもかかわらず、手動で対応しなければならない処理がありました。この処理を自動化するために、RPAを導入したところ、業務時間も1日4時間削減することに成功し、実施できる施策幅も広がっています。

また、イレギュラーやサーバーの障害があった際のサポートが心強かったとも答えています。PRAに対してノウハウがない場合は、サポート体制がしっかりしている有料版のRPAツールを選んだ方がよいという事例です。

参考：ECH株式会社様｜ロボット導入により、約4時間の業務時間削減とやりたい施策の幅が広げられるように | FULLTIME | EC事業者のためのRPA

導入事例3.株式会社HRC様

株式会社HRC様は希望しているサイズ・カラーのナイトブラをお客さんが選択できず、問い合わせに応じて従業員が手動で注文変更を行っていました。色やサイズ数が増えることで処理ミスのリスクや対応工数が増加し、これら作業に半日かかっていたのです。

このような状況を改善するために、RPAを導入したところ、半日かかっていた業務が1時間以内に対応できるようになりました。また、ロボットの修正・運用・管理に関する対応でも高く評価していただきました。

不明点や改善点を素早く改善して導入したいという場合には、有料版のRPAツールを利用した方がよい事例といえるでしょう。

参考：株式会社HRC様 | 半日かけていた注文変更作業が1時間になり、お客様の利便性も改善！

導入事例4.株式会社クロコス様

株式会社クロコス様はコース変更の案内を行ったところ申し込みが殺到し、当時4名体制だったにもかかわらず、多い時は200件を2日かけて処理していたそうです。他業務の対応も処理しながら行う必要もあったことから、残業もせざるを得ない状況でした。

RPAを導入したところ、2日かかっていた処理は午前中には終わるようになるまで効率化できています。ただし、テストを重ねていても、本番稼働すると想定していなかったイレギュラーやエラーも多かったともお答えいただいています。

イレギュラーやエラーが解決できずRPA導入に失敗したケースも少なくありません。RPAのノウハウがなかったり、IT人材が自社にいなかったりする場合は有料版のRPAツールを検討した方がよいでしょう。

参考：株式会社クロコス様 | 数日かかる業務が2時間で完了！採用コストの抑制、社員のスキルアップにも効果が | FULLTIME | EC事業者のためのRPA

まとめ

RPAのフリーソフトであれば、有料ソフトで発生する導入・運用コストが発生しないため、コストをかけずにRPAを導入できます。「すぐに利用開始できる」「自社に合うツールを探せる」といったメリットもあるため、試験的に導入したい場合にはおすすめです。

一方で「時間や機能性に制限がある」「導入や運用に関するサポートがない」などのデメリットもあります。RPAの知見がない場合は導入に苦労する他、失敗してしまうリスクもゼロではありません。