RPAソフトウェアロボットとは？産業用ロボットの違いは？

2023 4/03

2023.04.03

現代社会は少子高齢化による人手不足が深刻となっています。限られた人手で効率よく業務をこなすためには、「業務の自動化」が重要です。RPAソフトウェアロボットを使えば、今まで人間が行っていた事務作業をロボットに任せられるため、業務効率化を図れます。

今回はRPAソフトウェアロボットについて、産業用ロボットとの違いや導入する際の注意点をご紹介します。導入を検討していたり、業務効率化をしたかったりする人はこの記事を参考にするといいでしょう。

RPAソフトウェアロボットと産業用ロボット、それぞれの違いは？

RPAソフトウェアロボットは、パソコン内で行う作業を全て自動で行えるようにするためのロボットです。しかし、業務を効率化するためのロボットとして、既に「産業用ロボット」も多くの企業で取り入れられています。そのため、RPAソフトウェアと産業用ロボットを混同して認識している人も多いでしょう。

産業用ロボットが梱包や溶接など「モノ」を自動化するのに対し、RPAソフトウェアロボットは情報の処理を自動化します。事務作業やアプリケーションなどの操作などを簡単に自動化したり、ファイルの場所を記憶したりできるため、業務を効率よくこなせるようになります。

また、通常のソフトウェアロボットと違いRPAソフトウェアロボットはプログラミングの必要がありません。自動化させたい操作を記録させることで、従業員の勤務時間を問わず正確に業務を遂行できます。人間による手作業とは違い、スピードと正確性が増すためミスなども特になく業務の処理が可能です。

最近は人手不足が加速するなかで、従業員が働きやすい環境を整える「働き方改革」も推進されています。限られた人材でも勤務時間内に全ての作業をこなすためには、RPAソフトウェアロボットの力を借りる必要があるでしょう。入力作業や反復的な事務処理などはRPAソフトウェアロボットを使用した自動化に切り替えるのがおすすめです。

RPAソフトウェアロボットが得意なことは？

RPAソフトウェアロボットが得意な作業の特徴として、以下の2つがあげられます。

明確な手順がある
業務に反復性がある

明確な手順がある作業とは、イレギュラーな手順がなく、全ての手順を説明すれば誰でもこなせる状態を指します。RPAソフトウェアロボットには手順を全て記録させることから始まります。そのため、まずは必要な手順を全て説明できるか確認しなければなりません。

そのため、業務に関わっているなるべく多くの人に手順を説明してもらう必要があります。人によっては手順ごとに経験に応じてプラスアルファで工程を入れている可能性もあります。

これにより、業務を行う人によってクオリティに差が生まれてしまうでしょう。RPAソフトウェアロボットなら、全て同じ工程をこなし続けるためクオリティに差はありません。業務の属人化を防ぐためにもおすすめです。

しかし、万が一RPAソフトウェアロボットを導入しなかったとしても、一人ひとりに業務を説明してもらい、作業内容を統一することは無駄ではありません。マニュアルとして使用できるため、RPAソフトウェアロボットを使わなくても作業のクオリティを保つことにつながります。

また、RPAソフトウェアロボットは、頻繁に同じ作業を繰り返す反復性がある作業が得意です。例えば、ECサイトで注文が発生した際に顧客情報を処理や売り上げ登録、商品倉庫への報告から在庫管理までを一つの業務として行っているとします。

これらを全てRPAソフトウェアロボットに任せれば、ミスなくすぐに終わらせられるだけでなく、入力ミスによる受注間違いなどもなくなります。RPAソフトウェアロボットがあれば、商品開発など別の業務に力を注げるため業績アップに繋げられるためおすすめです。人間にしかできない業務に尽力することで、業務効率が上がり働き方改革も進められるでしょう。

RPAソフトウェアロボットが苦手なことは？

RPAソフトウェアロボットは苦手な作業の特徴として、次の点があげられます。

反復性がない作業
人間による判断が必要な作業

RPAソフトウェアロボットは、事前に作業内容を登録する必要があるため、決まった流れの反復性がある作業でなければ向いていません。毎回やり方が異なる作業を自動したい場合は、反復的な作業内容にできないか検討しましょう。

また、人間による判断が必要な作業をRPAソフトウェアロボットに任せるのもおすすめできません。作業中、1回など少ない回数で人間による判断が必要な場合は、作業の中に確認の工程を入れれば効率化に繋がるでしょう。しかし、工程ごとに確認が必要など何度も確認しなければならない場合は自動化できる部分が少なく、かえって時間がかかる可能性があります。

さらに、一見ソフトウェアロボットが得意とする業務に見えても、きちんと紐解いていくと実際はそうではないケースもあります。たとえば、各部署から送られてきた顧客情報ファイルのデータを一つにまとめて登録する場合です。登録するのは顧客の名前や住所など、限定されているため、一見自動化できるように見えます。

しかし、各部署によってファイル形式が異なったり、情報が欠けていたりすると処理できません。全部書での提出方式を統一するにも、部署ごとにやりやすいやり方がある場合は同意を得られない可能性もあるでしょう。そのため、RPAソフトウェアロボットに不得意な要素はないか、取り入れる前に確認しなければなりません。

RPAソフトウエアロボット導入を頓挫させないためには？

RPAソフトウェアロボットを導入するうえで気をつけるべきことは、以下の点があげられます。

RPAソフトウェアロボットに完璧を求めすぎない
導入するうえでのゴールを決める

RPAソフトウェアロボットのように、システムを導入するのであれば、システムによるミスは一切を認めないという考え方をするケースが多く見られます。とくに経営陣など上層部に多い傾向にあります。RPAソフトウェアロボットとはいえ、登録内容によっては想定していなかった不便が発生する可能性もあります。

導入の際は、登録すべき手順を試行錯誤しながら厳選するため、初めから完璧な精度を求めすぎないようにしましょう。また、試験的な導入をする際は、現場での作業内容が変わるため現場の社員にも負担がかかります。

自動化できたとしても新たな問題が発生するケースは多くあります。自動化のゴールが見えずに試験期間が続くと現場から受け入れてもらえない可能性もあります。

そのため、上層部・エンジニア・現場の間で、RPAソフトウェアロボットを取り入れる目的やゴールを共有することが、導入を成功させるうえでは最も重要です。ゴールに対して100%導入できなくても、それまでの過程を自動化すれば現場での効率は少なからず上がります。そのため、ある程度現場での負担が減るのであれば、積極的に導入するのがおすすめです。