RPA化できる業務とは？部門別の活用例や導入手順、効率化の事例まで分かりやすく解説
定型業務の増加や慢性的な人手不足、ヒューマンエラーの防止といった課題を背景に、RPAによる業務自動化に注目する企業は年々増えています。
一方で「どの業務がRPA化できるのか」「自社に導入して本当に効果が出るのか」と判断できず、検討段階で止まってしまうケースも少なくありません。
RPAは、すべての業務を自動化できる万能なツールではありません。
ただし、業務の特性や進め方を正しく見極めることで、部門を問わず業務効率化や属人化の解消につなげられる仕組みでもあります。
本記事では、RPA化できる業務の考え方や部門別の具体的な活用例をまとめました。
あわせて、導入時に押さえるべき手順や注意点、実際の業務効率化事例についても解説します。
「RPAを検討しているものの、何から着手すべきか分からない」という担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
RPAの導入は手段であり、現場で継続的に使われ、業務改善につながることが重要です。
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- 現場業務を前提にした自動化設計・シナリオ作成
- 小規模導入から始められる段階的なRPA活用支援
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「どの業務をRPA化すべきか分からない」「導入後に使われなくなるのが不安」と感じている場合でも、自社の状況に合わせたRPAの活用方法をご提案いたします。
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RPAとは？どのような業務が自動化できる？
RPA（Robotic Process Automation）とは、人がパソコン上で行っている定型業務をソフトウェアロボットによって自動化する技術です。
マウス操作やキーボード入力、システム間のデータ転記などを人の代わりに実行できるため、業務効率化やヒューマンエラーの削減に役立ちます。
RPAの特徴は、既存の業務フローやシステムを大きく変更せずに導入できる点です。
基幹システムの改修が難しい企業や、短期間で改善効果を出したい現場でも活用しやすい手法といえます。
以下では、RPA導入の成果につながりやすい代表的な業務の特徴を解説します。
RPAはすべての業務に適しているわけではありません。
導入する際は、どのような業務がRPA化に向いているのかを正しく見極めましょう。
手順がルール化されている業務
業務フローが一定で、判断基準や作業手順が明確にルール化されている業務はRPA化に適しています。
RPAは事前に設定したシナリオどおりに処理を進めるため、例外対応や属人的な判断が少ない業務ほど安定した自動化が可能です。
具体的には、以下のような業務が該当します。
- ExcelやCSVへの定型データ入力
- 業務システムへのデータ登録・アップロード
- システム内での定型計算処理
- 請求書や報告書などの定型書類の作成・発行
これらの業務は作業内容が毎回ほぼ同じであるため、シナリオ作成の難易度が低く、比較的短期間で自動化の効果を得やすい傾向にあります。
単純かつ繰り返し行う業務
作業自体の難易度は低くても、日々繰り返されることで担当者の負担が大きくなり、ミスや作業遅延につながりやすい業務もRPA化に向いています。
代表的な例として、以下が挙げられます。
- 売上データの集計・計上
- 定型レポートの作成
- システムからのデータ抽出と加工
RPAで自動化することで、作業スピードの向上や人的ミスの削減が期待できます。
ただし、「単純だから」という理由だけで自動化すると、開発・運用コストに対して効果が見合わないケースもあります。
業務にかかっている時間や作業量を事前に整理し、効果が見込める業務から優先的に自動化しましょう。
パソコン内で完結できる業務
RPAはパソコン上の操作を自動化するソフトウェアであるため、業務プロセスがパソコン内で完結しているかどうかは重要な判断ポイントです。
押印作業や紙書類への手書き、目視確認などの手作業が含まれる場合、RPA単体での自動化は難しくなります。
一方で、以下のような業務はRPA化しやすい傾向があります。
- クラウドサービスや業務システム上で完結する作業
- メール送信やファイル操作などのPC操作
- 複数システム間でのデータ連携・転記
パソコン内で完結する業務であれば、複数のクラウドツールや業務システムを横断した処理も可能になり、業務自動化の範囲を広げやすくなります。
膨大なデータを扱う業務
大量のデータを扱う業務も、RPAが力を発揮しやすい分野です。
人手では時間がかかり、ミスも起こりやすい作業であっても、RPAであれば一定のルールに従って高速かつ正確に処理できます。
例えば、以下のような業務が該当します。
- 数百～数千件単位のデータ入力や更新
- 顧客情報や取引データの一括処理
- ダイレクトメールや通知メールの一斉送信
また、RPAでデータの収集・整理を行い、その後の分析や判断を人や別の仕組みに任せることで、より高度な業務効率化を目指すことも可能です。
データがデジタル化されている業務
RPA化を検討するうえでは、扱うデータがあらかじめデジタル化されているかどうかも重要なポイントです。
データがデジタル形式で管理されていれば、そのままRPAの処理対象として利用できます。
紙の書類や画像データをAI-OCRで読み取り、デジタル化することも可能ですが、以下の点には注意が必要です。
- OCR導入・連携に追加コストがかかる
- 日本語の読み取り精度には限界がある
- 誤認識によって修正作業が発生する懸念がある
RPA導入の初期段階では、すでにデジタルデータとして管理されている業務を優先的に自動化する方が、安定した効果を得やすいといえます。
RPA化できる業務の例と導入メリット【部門別】
以下では、RPA導入の検討が進みやすい代表的な部門を取り上げました。
それぞれRPA化できる業務例と得られる効果を具体的に解説します。
部門ごとの業務特性に合った使い方をすれば、導入効果を実感しやすくなります。
特に、定型化・データ化されている業務が多い部門では、業務時間の削減やミス防止といったメリットが顕在化しやすいのが特徴です。
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経理部門
経理部門はRPA導入効果が出やすい部門の一つです。
数値・データを扱う定型作業が多く、手順もルール化されているため、RPAと相性が良い領域です。
特に以下のような業務はRPA化しやすいといえます。
- 売掛・入金業務
（入金データ確認、仕訳入力、転記） - 買掛・支払業務
（支払情報の照合、会計システムへの入力） - 交通費・経費精算業務
（金額チェック、仕訳処理） - 財務レポート作成業務
（データ抽出、集計、帳票作成） - 固定資産管理業務
（台帳情報の更新・転記）
経理業務は、わずかな入力ミスが後工程で大きな確認作業につながるリスクがあります。
RPAで処理を自動化することで、入力精度の安定化と確認工数の削減が期待できるでしょう。
また、月次・年次といった繁忙期の業務負荷を平準化しやすい点もメリットです。
営業部門
営業部門では営業活動そのものではなく、周辺業務の自動化が効果的です。
商談や提案といった対人業務はRPA化できませんが、営業活動を支える事務作業は自動化しやすい傾向があります。
RPA化の対象になりやすい業務例は以下のとおりです。
- 受注・顧客データの登録・更新業務
- 見積書作成に必要な情報の転記・整形
- 顧客や社内向けの定型メール通知
これらの業務をRPAで自動化することで、営業担当者は本来注力すべき提案・顧客対応に時間を使いやすくなります。
また、入力漏れや更新遅れといった情報管理上のリスク低減にもつながります。
人事部門
人事部門では「人が判断する業務」と「事務処理」を切り分けることが重要です。
面接や評価そのものは自動化できませんが、それに付随する事務作業はRPA化しやすい領域です。
具体的には、以下のような業務が挙げられます。
- 採用活動・入社前準備に関するデータ管理業務
- 社宅管理、慶弔・災害対応などの申請処理
- 評価実施の案内送付、進捗管理、結果反映
企業規模が大きくなるほど、対象人数の増加により人事部門の事務負担は増大します。
RPAを活用することで、人が対応すべきコミュニケーション業務に集中しやすい環境を整えることが可能です。
労務部門
労務部門は経理部門と並び、RPA導入の効果を実感しやすい部門です。
勤怠・給与・各種手続きなど、定型かつルールベースの業務が多いため、RPA化との親和性が高いといえます。
RPA化しやすい業務の例は以下のとおりです。
- 勤怠・残業時間の集計業務
- 派遣契約の更新手続き
- 住所変更や社会保険、入退社手続き
- 労務管理システム内の定型操作
近年はクラウド型の労務管理ツールが普及しており、RPAと組み合わせることで、複数システムを横断した業務自動化も実現しやすくなっています。
データの一元管理とあわせて導入することで、労務業務全体の効率化が期待できます。
マーケティング部門
マーケティング部門では「分析・戦略」以外の作業をRPAに任せるのが有効です。
戦略立案や企画業務は自動化できませんが、その前段となるデータ収集・整理・レポート作成はRPA化しやすい領域です。
主なRPA化の対象は以下のとおりです。
- 販売状況や数値データの収集・集計
- アクセス解析レポートやメールマーケティングレポートの作成
これらの業務を自動化することで、マーケティング担当者は分析や改善施策の検討に時間を使いやすくなります。
手作業による集計ミスの防止にもつながります。
調達部門
調達部では、量が多く継続的に発生する業務の自動化が効果的です。
特に製造業では、部品点数や取引先が多く、管理業務の負担が大きくなりがちです。
RPA化の例としては、以下が挙げられます。
- 受発注業務
- 仕入れ価格のチェック業務
- 在庫管理システムの定型操作
- 定型フォーマットでの発注メール送信
在庫管理や発注業務をRPAで補助することで、確認作業の手間を減らし、最新情報を把握しやすい状態を維持できます。
結果として、調達業務全体の安定化につながります。
カスタマーサポート部門
カスタマーサポート部門では、対応後の事務作業の自動化が有効です。
問い合わせ対応そのものは人が行う必要がありますが、対応結果の整理・集計はRPA化しやすい業務です。
具体的には、以下のような業務が対象になります。
- チャットボットとの連携による情報整理
- 各システムからの顧客情報抽出
- 問い合わせ内容の取りまとめ
- 問い合わせ件数の集計・レポート作成
チャットボットとRPAを組み合わせることで、問い合わせ傾向の可視化や業務分析がしやすくなり、サポート体制の改善にもつなげやすくなります。
RPAが適さない業務と導入前に確認すべきポイント
RPAは業務効率化に有効な手段ですが、すべての業務に適しているわけではありません。
以下では、RPAが適さない代表的な業務の特徴と導入前に確認すべきポイントを解説します。
RPA化に向かない業務へ無理に導入すると、想定した効果が得られないだけでなく、運用負荷の増加やコスト超過につながる可能性もあります。
導入を検討する際は、自動化に向かない業務もあらかじめ把握しておくことが重要です。
判断や例外処理が多い業務
人の判断や状況に応じた対応が頻繁に求められる業務は、RPA化に向いていません。
RPAは、あらかじめ設定されたルールや手順に従って処理を実行する仕組みです。
判断基準が曖昧だったり、例外対応が多かったりする業務では安定した自動化が難しくなります。
例えば、以下のような業務は注意が必要です。
- 個別事情を踏まえた判断が必要な承認業務
- ケースごとに対応方針が変わる問い合わせ対応
- 例外処理が頻発する業務フロー
このような業務をRPA化しようとすると、シナリオが複雑化し、修正やメンテナンスにかかる工数が増えがちです。
その結果、自動化による効率化よりも、運用管理の負担が上回ってしまう可能性があります。
導入前には、判断や例外がどの程度発生しているのかを整理し、定型化できる範囲があるかを見極めることが重要です。
毎回手順が変わる非定型業務
業務ごとに手順が変動する非定型業務はRPAには不向きです。
RPAは決められた操作を繰り返すことを前提としているため、作業フローが安定していない業務では本来の効果を発揮しにくくなります。
具体的には、以下のような業務が該当します。
- 案件ごとに進め方が異なる業務
- 都度、担当者の判断で手順を変更する業務
- マニュアル化が難しい属人的な作業
これらの業務をRPA化しようとすると、都度シナリオの修正が必要になり、開発・保守コストが増加するおそれがあります。
まずは業務手順の標準化や整理を行い、定型化できる部分があるかを検討したうえでRPA導入の可否を判断しましょう。
システム改修が前提となる業務
RPAは既存システムの画面操作を自動化できる点が特徴ですが、大規模なシステム改修を前提とする業務には適しにくい場合があります。
例えば、以下のようなケースでは注意が必要です。
- 画面構成や操作方法が頻繁に変更されるシステム
- 操作対象が安定していない業務アプリケーション
- RPA導入のために大幅なシステム改修が必要な業務
RPAの強みは、システム改修を行わずに導入できる点にあります。
RPA導入をきっかけに大規模な改修が必要になる場合は、他の自動化手法やシステム改善との比較も含めて、慎重に判断する必要があります。
業務効率化を実現するRPA導入の手順
RPA導入は、段階的に進めることで業務効率化の成果を得やすくなります。
以下では、RPA導入の基本的な手順と各ステップでの留意事項を解説します。
場当たり的に自動化を進めると、効果が見えにくく、結果として運用が定着しないケースも少なくありません。
RPA導入を成功させるためには、ツール選定以前に「どのような進め方で導入するか」を設計することが重要です。
①自動化対象業務を洗い出す
RPA導入の第一歩として、自動化の候補となる業務を洗い出します。
この段階では「RPA化できそうかどうか」を広く整理しましょう。
洗い出しの際は、以下のような観点で業務を棚卸しすると整理しやすくなります。
- 定型的な手順で繰り返し行われているか
- パソコン内で完結しているか
- データ入力や転記などの作業が多いか
この段階では、完璧に選別する必要はありません。
現場の業務を可視化することで、RPA化の可能性がある業務を漏れなく把握できます。
②自動化の優先度を決める
次に行うべきは、自動化の優先度を決めることです。
優先度を判断する際は、以下のような視点が役立ちます。
- 業務にかかっている時間や工数が大きいか
- ミスが発生しやすく、確認負担が大きいか
- 自動化による効果が分かりやすいか
洗い出した業務すべてを一度に自動化するのは現実的ではないため、効果が見えやすい業務を優先しましょう。
RPA導入の成果を社内で共有しやすくなり、次の業務への展開につなげやすくなります。
③小規模導入で効果を検証する
優先度の高い業務が決まったら、いきなり全社展開を目指すのではなく、小規模な導入から始めることが重要です。
小規模導入では、以下のような点を確認します。
- 想定どおりに自動化が動作するか
- 業務時間やミスがどの程度削減されるか
- 運用面での課題がないか
この段階で効果や課題を把握しておくことで、本格導入時のリスクを抑えられます。
RPAは試行錯誤しながら改善できる点が特徴のため、検証フェーズを丁寧に設けることが重要です。
④本格導入と運用ルールを整える
小規模導入で一定の効果が確認できたら、本格導入に進みます。
この際に重要なのが、運用ルールの整備です。
具体的には、以下のような点を明確にします。
- RPAの管理・保守を誰が担当するのか
- シナリオ変更や修正の手順
- トラブル発生時の対応方法
運用ルールが曖昧なままだと、属人化やブラックボックス化を招きやすくなります。
長期的な活用につなげるためにも、業務が属人化しないよう、共有可能な運用体制を構築しましょう。
⑤運用・改善サイクルを継続する
RPAは導入して終わりではなく、運用と改善を継続することで価値を発揮します。
業務内容やシステム環境は変化するため、定期的な見直しが欠かせません。
運用フェーズでは、以下のような観点で改善を進めます。
- 自動化対象業務の追加や見直し
- 処理速度や安定性の改善
- 新たに定型化された業務のRPA化検討
改善サイクルを回すことで、RPAは単なる自動化ツールではなく、業務改善を継続的に支える仕組みとして定着していきます。
RPAツール・ベンダーの選び方
RPAツール・ベンダーを選定する際に最低限確認したいポイントは以下のとおりです。
- 自社の業務レベルに合った操作性か
- 自動化したい業務やシステムに対応しているか
- サポート体制やベンダーの支援範囲は十分か
- ライセンス体系や運用コストが見合っているか
- 内製化と外注のどちらにも対応できる柔軟性があるか
現場主導かIT部門管理かによって、適した操作性は大きく異なります。
また、RPAは導入後の改善が前提となるため、運用支援の有無が成果を左右します。
初期費用だけでなく、保守費用を含めた中長期コストの把握も欠かせません。
将来的に内製化を進められるかという視点も、長期運用では重要です。
RPAツール・ベンダーは、機能比較や価格比較だけで判断すべきではありません。
業務内容や体制、運用フェーズを踏まえて選ぶことで、RPAを継続的な業務効率化の仕組みとして活用しやすくなります。
RPAを導入する際の注意点 | よくある失敗を防ぐコツ
以下では、RPA導入時によくある失敗を防ぐため、特に意識したいポイントを解説します。
RPAは正しく導入・運用できれば、業務効率化に大きく貢献します。
一方で、進め方を誤ると「使われなくなる」「保守できなくなる」といった失敗につながりやすい側面もあります。
導入効果を一時的なものに終わらせないためにも、事前に注意点を理解しておきましょう。
管理担当者を明確にする
RPA導入における失敗の多くは、「誰が管理するのかが曖昧なまま進んでしまうこと」に起因します。
管理担当者が不明確な状態では、トラブル対応や改善判断が後回しになり、結果としてRPAが放置されやすくなります。
管理担当者には、以下のような役割を担ってもらうことが一般的です。
- RPA全体の運用状況の把握
- シナリオ変更・停止の判断
- 現場からの問い合わせ対応
- 改善・追加自動化の検討
必ずしも専任である必要はありませんが、安定運用のためにも最終的な責任者を明確にしておきましょう。
シナリオ作成を標準化して属人化を防ぐ
RPAシナリオを個人任せで作成すると、作った人しか分からない状態に陥りやすくなります。
この属人化は、担当者の異動や退職時に大きなリスクとなります。
属人化を防ぐためには、以下のような標準化が有効です。
- シナリオ命名ルールの統一
- コメント記載ルールの明確化
- 処理手順・業務背景のドキュメント化
- 修正・更新時のルール策定
シナリオを誰が見ても理解できる状態にしておくことで、運用の引き継ぎや改善がスムーズになります。
結果として、RPA業務を継続的に回せる体制を構築しやすくなるでしょう。
現場で使い続けられる運用設計にする
RPAは導入しただけでは効果を発揮しません。
現場が使い続けられる運用設計になっていなければ、次第に利用されなくなります。
そのためには、以下のような視点が欠かせません。
- 操作や実行手順が複雑すぎないか
- エラー発生時に現場で最低限の対応ができるか
- 業務フロー変更時の相談先が明確か
現場の負担が増えてしまう運用設計では、RPAは定着しません。
業務を担う担当者の目線で設計することが長期的な活用につながります。
メンテナンス負荷を抑える仕組みを整える
RPAは業務内容やシステム環境の変化により、シナリオ修正が必要になる場合があります。
メンテナンス負荷を想定せずに導入すると、修正が追いつかない・止まったまま放置されるといった事態が起こりがちです。
メンテナンス負荷を抑えるためには、以下のような工夫が重要です。
- 処理を細かく分けて修正範囲を限定する
- 画面変更の影響を受けにくい設計にする
- 定期的な動作確認のタイミングを決めておく
導入時から運用・保守まで含めて設計することで、安定した業務基盤として活用しやすくなります。
RPA導入による業務効率化の成功事例
キャンピングカー株式会社様では、定期購入サービスの休止・解約など、定型的なお問い合わせ対応を外部に委託していました。
しかし、処理ミスや対応漏れが起こりやすく、確認や謝罪に時間を取られる状態が続いていました。
業務削減を目的に委託していたものの、品質の向上や担当者の負担軽減には十分につながっていなかったといえます。
そこで同社はRPAツールを導入し、問い合わせ対応の外部委託を廃止しました。
現在は、社内メンバー3名とRPAロボットを組み合わせた体制で業務を運用しています。
定型業務をRPAで自動化したことで、対応全体にかかる作業時間を約50%削減できました。
その結果、イレギュラー対応や人の判断が求められる業務に集中できるようになっています。
あわせて、ヒューマンエラーがほぼ解消され、業務品質の安定にもつながりました。
RPAを活用することで、業務効率化と対応品質の両立を実現した事例といえます。
自社に合ったRPAを導入し業務効率化を進めよう
RPAは導入すれば必ず成果が出るツールではありません。
重要なのは、自社の業務内容や体制に合った形で活用することです。
以下のポイントを押さえることで、継続的な業務改善を支える仕組みとして機能します。
- 定型化されている業務から着実に自動化する
- 運用・保守まで見据えた体制を整える
- 小さな成功を積み重ねながら展開する
自社の業務課題と向き合いながら、無理のない形でRPAを導入し、業務効率化を進めていきましょう。
なお「FULLTIME」では、さまざまな業務を自動化できるRPAを提供しています。
100社以上で500台以上のRPAロボット活用実績があるため、業務の自動化でお困りの方はぜひご相談ください。
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