RPAとは何か？メリットやデメリット、導入を成功に導くポイントを紹介します

人手不足の深刻化や働き方改革といった状況に対応するため、企業では業務効率化と生産性の維持・向上がより一層求められています。

そこで昨今注目を集めているのが「RPA」と呼ばれる、定型業務が自動化できるソフトウェアロボット技術です。当記事ではRPAの概要とメリット・デメリット、PRA導入成功に導くポイントについて紹介します。

RPAとは何か？

RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上で行う作業をロボットが自動で実施するツールです。RPAを導入すると情報入力や集計といった単純な繰り返し作業を自動化でき、業務効率化や生産性向上につなげられます。

RPAの仕組み

RPAは主に記録と実行の2つの仕組みに分けられます。

まずは作業手順をRPAシナリオとして作成・記録しましょう。シナリオの作成・記録方法は、ドラック＆ドロップで作業フローを登録する方法や、Excelマクロのように実際にパソコン操作しながら記録する方法があります。

シナリオの作成・記録完了後、RPAを稼働させれば、記録された作業手順に基づいてRPAロボットが作業を実行します。RPAに対応しているアプリであれば、各種アプリを連携させることで、さまざまなアプリをまたいで自動化が行え、より効率的な運用が可能です。

スケジューリング機能が備わっているRPAであれば、事前に日時を指定することで自動で起動できます。

RPAの自動化レベル

RPAの自動化レベルは以下の3段階に分けられます。

• レベル1：RPA
• レベル2：EPA
• レベル3：CA

レベル1のRPAは定型業務のみを自動化でき、レベル2のEPA（Enhanced Process Automation）はAIとの連携により、一部非定型業務の自動化が可能です。

レベル3のCA（Cognitive Automation）になると、高度なAIとの連携によって、業務プロセスはもちろん、意思決定も自動化できます。

最近では学習機能や認知技術、自然言語解析技術の進歩により、不足情報を補完しながら実行するRPAの開発されています。

マクロ（VBA）との違い

マクロ（VBA）とは、Microsoft提供のExcelやWordなど、Officeアプリ上の処理を自動化できるプログラミングです。

パソコン操作の自動化といえば、マクロを思い浮かべる方も多いでしょう。RPAとマクロとの違いとして次の2つが挙げられます。

• 汎用性の低さ
• プログラミングスキルの有無

マクロはOfficeアプリ上で行われる処理を自動化するプログラムのため、原則Officeアプリでしか動作できません。一方のRPAは、パソコン内で操作可能な作業のほとんどを自動化できます。

またマクロで自動化処理を実行するには、マクロ特有の命令文といったプログラミングについて理解しておかなければなりません。しかしRPAは基本的にプログラミング不要で、操作パネルで自動化させたい操作の記録のみで実行できるため、複雑なプログラミングを学ぶ必要はありません。

RPAに注目が集まる3つの理由

RPAに注目が集まる理由として次の3つが挙げられます。

• 深刻な人手不足
• 働き方改革への対応
• 競合企業との差別化

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.深刻な人手不足

少子高齢化による労働人口の減少といった理由から、深刻な人手不足に陥っている企業が増えてきます。そのため各従業員の負担を減らしたり、人手不足を補ったりする目的で、業務の自動化が可能なRPAに注目が集まっています。

特にIT人材不足が深刻化しており、2030年には最低で約16万人、最悪の場合は約79万人のIT人材が不足するともいわれています（*）。

IT人材不足が加速する中、RPAはプログラミング知識がなくても簡単なロボットを作成できるため注目が高まっています。

（*）IT 人材需給に関する調査より

2.働き方改革への対応

人手不足が深刻化する中、政府主導で働き方改革が進められています。

そこで企業を中心に、働き方改革への対応として注目されたのがRPAです。RPAを導入すれば定型業務を自動化できるため、少ない労働力でも生産性の維持・向上が期待できます。

3.競合企業との差別化

DX推進が進む中、競合企業との差別化や、競争力強化の目的でRPAを導入する企業も増えています。

RPAの導入が遅れると競合企業に先を越され、自社の顧客が奪われる事態にもなりかねません。競合企業との差別化を図りDX推進を行うためにも、今後企業にとってRPA導入は必須といえるでしょう。

RPAを導入する3つのメリット

RPAを導入するメリットとして次の3つが挙げられます。

• 業務の品質や効率が向上する
• 経営コストの削減が見込める
• コア業務に注力できる

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.業務の品質や効率が向上する

従業員が定型業務を行う場合、数字の打ち間違えや操作間違いといったヒューマンエラーが起きやすいものです。

一方RPAでは作成シナリオ通りに作業が行われるため、ヒューマンエラーは発生しにくい点がメリットです。そのため業務の品質が担保される他、業務効率も高められます。

2.経営コストの削減が見込める

業務量が増えてもRPAに任せられる作業であれば、RPAに任せた方が社員1人雇用するよりも安い場合があります。そのためRPAを上手く運用できれば、人件費を節約できるため、経営コスト削減が可能です。

3.コア業務に注力できる

データ入力といった単純作業をRPAに任せることで、業務負担が大幅に軽減できます。その結果、従業員はデータ分析や顧客対応などのコア業務に注力できるようになります。

コア業務に注力できれば、企業全体の生産性向上が期待できるでしょう。時間に余裕が生まれれば、新しい施策・事業にもチャレンジでき、規模拡大や売上アップも期待できます。

RPAを導入する3つのデメリット

RPAを導入するデメリットとして次の3つが挙げられます。

• 学習コストがかかる
• 利用継続が難しい
• 導入には初期投資が必要

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.学習コストがかかる

RPAはプログラミング不要のため、高度なプログラミングスキルがなくても取り扱い可能です。

とはいえ最低限のプログラミングスキルや、ツールの操作方法は取得しておく必要があります。そのため一定の学習コストがかかるといったデメリットがあります。

2.利用継続が難しい

RPAを導入した企業のうち、約8割の企業が利用継続に至っていないといわれています。継続が難しい主な理由は次の2つです。

• 学習コストが想定よりもかかったため
• どの業務を自動化すれば業務効率化につながるか、見通しが立てられなかったため

3.導入には初期投資が必要

RPAは、ツールによっては導入費用に数百万円かかる場合もあります。費用対効果を高めるためには、自社の規模にあったRPAを導入することが大切です。

ツールによっては無料トライアルを提供している場合があります。RPAを導入すべきか悩んでいる方は、無料トライアルから試してみるとよいでしょう。

RPA導入を成功に導く3つのポイント

RPA導入を成功に導くポイントとして次の3つが挙げられます。

• 単純かつ簡単な作業の自動化から始める
• トラブルに対応できる人材を育成する
• 既存業務の整理と見直しをする

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.単純かつ簡単な作業の自動化から始める

いきなり大規模な作業を自動化すると、業務プロセスの変化に対応できず業務効率が悪くなったり、システムエラーが起きて業務が停止したりする可能性が高いです。

RPA導入の成功確率を上げるためには、単純かつ簡単な作業から自動化し、徐々にRPAの適用範囲を拡大していきましょう。

2.トラブルに対応できる人材を育成する

RPAはデータを取得しているソフトのアップデートや、Webサイトのデザイン変更といった些細な変化でも、停止もしくは誤作動といったトラブルが発生することがあります。

RPAの適用範囲を拡大中にトラブルが発生すると、業務停止といった事態にもなりかねませんので、迅速にトラブルに対応できる人材を社内で育成しておくことも大切です。

3.既存業務の整理と見直しをする

RPAは定型化されていない作業は行えません。定型作業を効率よくRPAに任せるために、既存業務の整理と見直しを行い、作業を定型化しましょう。

まとめ

RPAとはパソコン上で行う定型作業をロボットによって自動化できるツールです。

マクロと違って汎用性が高く、高度なプログラミングスキルがなくても使用できるのが特徴です。PRA導入により業務品質の担保や業務効率化経営コストの削減が見込めるなどのメリットが期待できます。

一方で学習コストがかかり、利用継続が難しいといったデメリットも存在します。PRA導入を軌道に乗らせるためにも、紹介した3つのポイントを押さえて運用を行いましょう。

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